Arsip Statis, Antara Penyimpanan dan Pendayagunaan

Setiap organisasi menciptakan informasi terekam seiring aktivitas yang dijalankannya. Informasi terekam itu disebut arsip. Lundgren dan Lundgren (1989) mendefinisikan arsip sebagai bukti kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk nyata sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali. Walne (1988) menambahkan bahwa arsip merupakan informasi terekam dalam bentuk dan media apa pun, yang dibuat, diterima, dan dipelihara oleh organisasi, institusi, atau individu sesuai kewajiban hukum atau dalam rangka transaksi kegiatan. Sulistyo-Basuki (2005) menjelaskan bahwa istilah arsip diserap dari bahasa Belanda archief, yang dalam konteks Anglo-Saxon terbagi menjadi records (arsip dinamis) dan archives (arsip statis). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menegaskan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. Pertanyaannya kemudian, bila arsip statis telah habis masa gunanya bagi penciptanya, untuk apa arsip itu terus disimpan secara permanen.

Kajian kearsipan mengenal dua konsep besar, yaitu records management dan archival administration. Pearce-Moses (2005) mengartikan records management sebagai pengendalian arsip secara sistematis dan administratif sepanjang siklus hidupnya, mencakup penciptaan, penggunaan, penanganan, pengendalian, pemeliharaan, dan disposisi. Griffin (2009) menambahkan bahwa records management adalah bidang manajemen yang bertanggung jawab mengontrol secara efisien dan sistematis pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip. Gagasan ini sejalan dengan model daur hidup arsip yang membagi tiga tahap, yaitu penciptaan atau penerimaan sebagai tahap lahir, penggunaan dan pemeliharaan sebagai tahap hidup produktif, dan penyusutan sebagai tahap kematian. Sebagian arsip pada tahap terakhir ini tidak dimusnahkan, melainkan mengalami semacam reinkarnasi menjadi arsip yang dinilai memiliki nilai keberlanjutan.

Kennedy dan Schauder (1998) menyatakan bahwa akhir daur hidup arsip dinamis memasuki siklus kedua sebagai arsip yang diidentifikasi dan dinilai memiliki continuing value, kemudian dikumpulkan, dicatat informasinya, dipelihara, serta disediakan aksesnya. Pearce-Moses (2005) mendefinisikan continuing value sebagai kegunaan atau signifikansi jangka panjang suatu arsip yang didasarkan pada nilai administrasi, hukum, fiskal, kebuktian, atau historis, sehingga perlu dilestarikan terus-menerus. Arsip semacam ini dikenal sebagai arsip statis, yakni arsip yang dihasilkan pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan setelah diverifikasi oleh lembaga kearsipan berwenang. Pengelolaannya menggunakan pendekatan archival administration, yaitu pengawasan program untuk menilai, memperoleh, mengatur, mendeskripsikan, melestarikan, mengotentikasi, dan menyediakan akses arsip bernilai permanen (Pearce-Moses, 2005).

Kesenjangan muncul ketika arsip statis, meski bernilai tinggi, hanya tersimpan tanpa mendatangkan manfaat nyata bagi organisasi maupun masyarakat luas. Kondisi ini menempatkan arsip statis serupa harta yang tidak produktif. Herman Setyawan (2018) menawarkan jalan keluar berupa publikasi arsip melalui naskah sumber, yaitu tulisan populer yang mengangkat isi arsip agar mudah dibaca dan dipahami khalayak heterogen. Pendekatan ini mengubah arsip statis dari sekadar warisan yang disimpan menjadi sumber pengetahuan yang dapat diakses publik, sekaligus memperkuat akuntabilitas organisasi atas kegiatan yang pernah dijalankannya.

Strategi penyelamatan arsip statis idealnya tidak berhenti pada penyimpanan fisik semata. Lembaga kearsipan perlu menjalankan akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik secara terpadu, sebagaimana diamanatkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Pendayagunaan arsip dapat dilakukan melalui berbagai cara, antara lain layanan akses langsung bagi peneliti dan masyarakat umum, penyediaan arsip sebagai sumber penelitian, serta integrasi data arsip ke dalam sistem informasi kearsipan nasional agar jangkauannya lebih luas. Penelusuran arsip statis, yang biasa dilakukan lewat observasi lapangan dan studi pustaka, membantu memetakan kondisi arsip sekaligus menemukan celah pemanfaatan yang belum tergarap.

Arsip statis pada akhirnya menegaskan diri bukan sebagai beban penyimpanan, melainkan aset informasi yang menghubungkan masa lalu organisasi dengan kebutuhan masyarakat masa kini. Pengelolaan yang efektif dan efisien, ditopang publikasi populer serta layanan akses yang terbuka, memungkinkan arsip statis menjalankan fungsinya sebagai sumber pengetahuan sekaligus bukti pertanggungjawaban. Dengan begitu, nilai keberlanjutan yang melekat pada arsip statis benar-benar teruji lewat manfaat yang dirasakan penggunanya, bukan sekadar tercatat dalam label administratif.

Referensi

Griffin, A., dkk. (2009). Glossary of Terms. London: International Records Management Trust.

Herman Setyawan. (2018). Strategi publikasi arsip kepada masyarakat melalui naskah sumber arsip.

Kennedy, J., & Schauder, C. (1998). Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping (2nd ed.). South Melbourne: Longman.

Lundgren, T., & Lundgren, C. A. (1989). Records Management in the Computer Age. Boston: Kent Publishing.

Pearce-Moses, R. (2005). A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: Society of American Archivists.

Sulistyo-Basuki. (2005). Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Walne, P. (1988). Dictionary of Archival Terminology: English and French, with Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish (2nd ed.). Berlin: K. G. Saur.

* Penulis adalah Arsiparis Madya di Arsip Universitas Pendidikan Indonesia