Preservasi Preventif Arsip Statis untuk Menjaga Keberlanjutan Ingatan Institusi
Arsip statis bukan sekadar tumpukan dokumen lama yang disimpan di sebuah ruangan. Bagi sebuah perguruan tinggi, arsip statis merupakan rekaman perjalanan institusi, bukti penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta jejak keputusan yang membentuk identitas lembaga. Karena itu, ketika sebuah arsip telah ditetapkan sebagai arsip statis, tanggung jawab terhadapnya tidak berhenti pada kegiatan penyimpanan semata. Preservasi preventif menjadi kunci agar informasi yang terkandung di dalamnya tetap dapat bertahan dan dimanfaatkan oleh generasi mendatang, jauh sebelum kerusakan sempat terjadi.
Landasan bagi upaya ini tertuang dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menempatkan preservasi sebagai bagian penting dalam penyelenggaraan kearsipan. Ketentuan tersebut diperkuat melalui Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Secara lebih teknis, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis memberikan panduan bagi lembaga kearsipan dalam melaksanakan preservasi, baik yang bersifat preventif maupun kuratif.
Preservasi preventif mencakup rangkaian tindakan pencegahan, antara lain penyimpanan, penanganan arsip, pengendalian hama terpadu, pengaturan akses, reproduksi, serta perencanaan menghadapi bencana. Dengan demikian, preservasi preventif pada dasarnya merupakan upaya menciptakan lingkungan dan kondisi penyimpanan yang mampu memperlambat, bahkan mencegah, terjadinya kerusakan arsip.
Pada praktiknya, lembaga kearsipan perguruan tinggi umumnya memisahkan ruang penyimpanan berdasarkan karakteristik media arsip. Arsip tekstual, foto, media optik seperti CD, dan arsip kartografi memiliki sifat bahan yang berbeda sehingga masing-masing membutuhkan kondisi lingkungan penyimpanan yang berbeda pula. Pemisahan ini biasanya diikuti dengan alur kerja yang jelas, mulai dari ruang transit untuk penerimaan arsip, ruang pengolahan, ruang preservasi, hingga ruang penyimpanan tetap sesuai jenis media.
Sejumlah langkah preventif konkret lazim diterapkan untuk menjaga keamanan fisik arsip, misalnya penggunaan kunci elektronik berkata sandi pada pintu ruang penyimpanan, serta rak dengan kaki berjarak dari lantai untuk menghindari risiko banjir, kelembapan, jamur, maupun serangga. Selain itu, monitoring kondisi ruang penyimpanan idealnya dilakukan secara berkala, misalnya setiap satu minggu sekali, dengan memperhatikan parameter suhu, kelembapan, intensitas cahaya, dan sinar ultraviolet.
Monitoring tersebut penting karena lingkungan penyimpanan memiliki pengaruh langsung terhadap keberlangsungan fisik arsip. Suhu dan kelembapan yang terlalu tinggi dapat mempercepat proses kerusakan bahan arsip sekaligus meningkatkan risiko pertumbuhan mikroorganisme, sedangkan kondisi lingkungan yang terlalu fluktuatif juga memberi tekanan pada bahan arsip.
Pedoman Preservasi Arsip Statis ANRI menetapkan parameter berbeda sesuai jenis media. Untuk arsip kertas dan kartografi, misalnya, suhu yang dipersyaratkan berkisar 20°C ± 2°C dengan kelembapan relatif 50% ± 5%, sementara media fotografik dan media magnetik memiliki kebutuhan suhu dan kelembapan tersendiri. Alat yang umum digunakan untuk mengatur suhu dan kelembapan ruangan meliputi AC dan dehumidifier, sedangkan hygrometer dipakai untuk pengukurannya. Hasil pengukuran ini menjadi dasar untuk mengetahui apakah kondisi ruang penyimpanan masih berada dalam rentang yang sesuai atau memerlukan tindakan korektif.
Selain suhu dan kelembapan, cahaya juga menjadi faktor krusial dalam preservasi arsip. Paparan cahaya secara terus-menerus dapat menyebabkan perubahan pada bahan arsip, termasuk perubahan warna dan degradasi material. Pemeriksaan intensitas cahaya biasanya dilakukan menggunakan lux meter, sementara paparan ultraviolet diukur dengan UV meter. Pedoman ANRI juga menekankan agar arsip dijauhkan dari sinar matahari langsung; apabila ruang penyimpanan memiliki jendela, diperlukan filter penyaring sinar UV sebagai perlindungan tambahan. Pengecekan cahaya dan UV yang dilakukan secara konsisten merupakan wujud nyata dari prinsip preservasi preventif, yakni mengidentifikasi potensi kerusakan sebelum kerusakan itu benar-benar terjadi pada arsip.
Ancaman terhadap arsip tidak hanya berasal dari faktor lingkungan seperti suhu, kelembapan, dan cahaya. Kebakaran merupakan salah satu risiko terbesar karena dapat menyebabkan kerusakan fisik sekaligus kehilangan arsip dalam waktu yang sangat singkat. Oleh sebab itu, sistem proteksi kebakaran menjadi bagian penting dari preservasi preventif. Pemeriksaan idealnya tidak hanya menyasar kondisi lingkungan penyimpanan, tetapi juga keberfungsian perangkat keselamatan seperti sprinkler system, smoke detector, extinguisher atau APAR, dan fire alarm. Smoke detector memberikan deteksi awal terhadap keberadaan asap, fire alarm memberikan peringatan kepada penghuni gedung ketika terdapat indikasi kebakaran, sprinkler system menjadi bagian dari sistem proteksi kebakaran gedung, sedangkan extinguisher atau APAR berfungsi sebagai sarana pemadaman awal. Pedoman preservasi ANRI menempatkan perangkat deteksi dan proteksi kebakaran ini sebagai bagian dari persyaratan perlindungan depot arsip.
Pemeriksaan berkala terhadap alat-alat tersebut menjadi penting karena keberadaan perangkat saja tidak cukup untuk menjamin keselamatan arsip. Sistem perlindungan harus dipastikan dapat berfungsi ketika benar-benar dibutuhkan, bukan hanya terpasang tanpa pernah diuji.
Prinsip utama preservasi preventif adalah mencegah kerusakan sebelum kerusakan tersebut terjadi. Pendekatan ini memiliki arti penting bagi lembaga kearsipan perguruan tinggi karena arsip statis merupakan sumber informasi bernilai kesejarahan yang tidak selalu dapat digantikan apabila mengalami kerusakan atau kehilangan. Monitoring suhu, kelembapan, cahaya, dan UV secara berkala memberikan gambaran mengenai kondisi lingkungan penyimpanan, sementara pemeriksaan perangkat proteksi kebakaran memberikan lapisan perlindungan terhadap risiko bencana. Kedua hal ini memperlihatkan bahwa preservasi bukan sekadar pekerjaan yang dilakukan di ruang preservasi ketika arsip sudah mengalami kerusakan, melainkan dimulai dari bagaimana gedung dikelola, bagaimana ruang penyimpanan dikondisikan, bagaimana arsip ditempatkan, bagaimana lingkungan dimonitor, serta bagaimana risiko terhadap arsip diantisipasi sejak awal.
Preservasi preventif, dengan demikian, patut dipandang sebagai investasi jangka panjang bagi keberlangsungan ingatan institusi. Satu kali pemeriksaan mungkin terlihat sederhana, tetapi pemeriksaan yang dilakukan secara konsisten dari minggu ke minggu membentuk sistem perlindungan yang berkelanjutan. Ketika suhu dan kelembapan diperiksa, ketika intensitas cahaya dan UV diukur, ketika smoke detector dan fire alarm diuji, serta ketika sprinkler system dan APAR dipastikan siap digunakan, pada saat yang sama lembaga kearsipan sedang menjaga memori kolektif institusinya. Sebab, arsip yang terjaga hari ini adalah ingatan institusi yang masih dapat dibaca oleh generasi esok.
Referensi
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Pelindungan dan Penyelamatan Arsip dari Bencana.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015 tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
