Di Balik Satu Item Arsip
Dalam pengelolaan kearsipan, angka sering menjadi cara sederhana untuk melihat capaian pekerjaan. Jumlah arsip yang telah diolah, jumlah arsip yang telah dialihmediakan, jumlah arsip yang telah dideskripsikan, atau jumlah informasi arsip yang telah tersedia dalam sistem dapat menjadi indikator keberhasilan suatu kegiatan. Angka memang penting karena setiap organisasi memerlukan target yang jelas dan dapat diukur. Namun, dalam praktik pengelolaan arsip statis, angka belum selalu menggambarkan keseluruhan proses yang diperlukan untuk menghasilkan informasi arsip yang dapat dipercaya dan dimanfaatkan.
Pemikiran tersebut menjadi menarik ketika dikaitkan dengan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan pembangunan SIKN dan JIKN sebagai bagian dari sistem kearsipan nasional. Pedoman penyelenggaraannya kemudian diatur melalui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional. SIKN merupakan sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI, sedangkan JIKN merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional (UU RI 43, 2009; Perka ANRI 22, 2011).
Dalam penyelenggaraannya, SIKN menghimpun dan mengolah data serta informasi kearsipan dari simpul jaringan, sedangkan JIKN menjadi jaringan dan sarana pelayanan informasi arsip secara nasional. Dengan demikian, informasi yang disajikan melalui JIKN merupakan hasil dari proses pengelolaan informasi kearsipan yang dilakukan oleh simpul jaringan (Perka ANRI 22, 2011).
Pemahaman tersebut membawa kita pada satu hal penting bahwa sistem informasi tidak berdiri sendiri dalam penyelenggaraan kearsipan. Sistem menyediakan sarana untuk menghimpun, mengelola, menghubungkan, dan menyajikan informasi, tetapi kualitas informasi yang masuk ke dalam sistem tetap dipengaruhi oleh kualitas proses kearsipan yang dilakukan sebelumnya.
Hal tersebut menjadi semakin jelas ketika memperhatikan standar elemen data yang digunakan dalam penyelenggaraan SIKN. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2011 mengatur standar elemen data arsip dinamis dan statis untuk penyelenggaraan SIKN. Penyusunan standar tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam SIKN (Perka ANRI 21, 2011).
Dengan demikian, data yang dimasukkan ke dalam sistem tidak berdiri sendiri. Setiap elemen data mempunyai hubungan dengan arsip yang menjadi sumber informasinya. Ketika dalam aplikasi terdapat kebutuhan untuk mengisi nomor arsip, misalnya, nomor tersebut tidak semestinya dipandang hanya sebagai angka yang harus diisikan agar suatu data dapat tersimpan dalam sistem. Nomor tersebut perlu memiliki hubungan dengan identitas dan pengelolaan arsip yang dideskripsikan.
Hal tersebut sejalan dengan pengelolaan arsip statis. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 menempatkan pengelolaan arsip statis dalam rangkaian kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, serta akses dan layanan arsip statis. Pengelolaan tersebut menunjukkan adanya tahapan yang saling berkaitan sebelum arsip sampai pada tahap akses dan layanan (UU RI 43, 2009).
Salah satu bagian penting dalam pengolahan arsip statis adalah penyusunan sarana bantu penemuan kembali. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2011 menjelaskan bahwa pengolahan arsip statis merupakan proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali arsip statis berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. Pedoman tersebut mengenal guide arsip statis, daftar arsip statis, dan inventaris arsip sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip statis (Perka ANRI 27, 2011).
Daftar arsip statis sekurang-kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip. Sementara itu, inventaris arsip memuat uraian informasi dari daftar arsip statis yang dilengkapi dengan pendahuluan dan lampiran (Perka ANRI 27, 2011).
Hal tersebut menunjukkan bahwa nomor arsip merupakan bagian dari proses pengolahan dan deskripsi, bukan sekadar angka yang diberikan ketika arsip akan dimasukkan ke dalam sebuah aplikasi. Nomor tersebut mempunyai hubungan dengan identitas arsip dan sarana bantu yang memungkinkan arsip ditemukan kembali.
Pemahaman tersebut semakin jelas dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018 tentang Standar Deskripsi Arsip Statis. Deskripsi arsip statis merupakan pembuatan representasi yang akurat dari suatu unit arsip dan/atau informasi bagiannya dengan cara menjaring, menganalisis, mengorganisasi, dan merekam informasi untuk mengidentifikasi, mengelola, menemukan, dan menjelaskan arsip beserta konteks dan sistem pengelolaannya (PerANRI 14, 2018).
Pada arsip foto, standar tersebut menetapkan kode unik sebagai salah satu elemen deskripsi. Kode unik berfungsi menunjukkan unit deskripsi secara unik dan memberikan tautan kepada deskripsi yang mewakilinya. Standar tersebut juga mengatur berbagai unsur deskripsi yang diperlukan untuk memberikan informasi mengenai arsip dan konteksnya (PerANRI 14, 2018).
Dengan demikian, ketika sebuah informasi arsip akan dimasukkan ke dalam sistem, pertanyaan mengenai nomor arsip sebenarnya membawa kita kepada pertanyaan yang lebih mendasar, yaitu apakah arsip tersebut telah memiliki proses pengolahan dan deskripsi yang memadai.
Pengalaman dalam pelaksanaan suatu program kerja memberikan gambaran mengenai hal tersebut. Pada saat dilakukan persiapan untuk memasukkan sejumlah arsip ke dalam SIKN/JIKN, ditemukan kebutuhan untuk mengisi informasi nomor arsip. Dari sini muncul pemahaman bahwa informasi tersebut tidak dapat dipisahkan dari pekerjaan pengolahan arsip dan penyusunan sarana bantu penemuan kembali.
Dalam kondisi arsip yang telah tertata dan memiliki deskripsi, proses penyediaan informasi tentu berbeda dengan kondisi arsip yang masih memerlukan pengolahan. Hal tersebut kami alami ketika arsip yang menjadi sasaran kegiatan antara lain berupa arsip foto yang diperoleh dalam rangka penyelamatan dan belum seluruhnya memiliki informasi yang memadai.
Foto-foto tersebut perlu dipahami sebelum informasi mengenai foto disajikan. Siapa orang yang terdapat dalam foto? Kegiatan apa yang sedang berlangsung? Kapan kegiatan dilaksanakan? Di mana kegiatan tersebut berlangsung? Siapa saja yang terlibat? Dalam rangka apa kegiatan tersebut dilakukan?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak selalu dapat dijawab hanya dengan melihat foto. Arsiparis yang melakukan pengolahan pada masa sekarang tidak selalu menjadi saksi atas peristiwa yang direkam dalam arsip tersebut. Bahkan, untuk foto yang dibuat beberapa puluh tahun sebelumnya, orang-orang yang terdapat dalam foto mungkin sudah tidak lagi berada di lingkungan organisasi.
Dalam kondisi seperti itu, pengolahan arsip tidak berhenti pada keberadaan fisik arsip. Arsiparis perlu memperoleh informasi yang dapat membantu menjelaskan identitas, isi, konteks, waktu, dan tempat penciptaan arsip. Dalam pengalaman kami, untuk mengetahui identitas seseorang yang terdapat dalam sebuah foto dapat diperlukan komunikasi dengan orang-orang yang lebih dahulu mengetahui peristiwa tersebut. Arsiparis perlu menentukan sumber informasi yang tepat, melakukan konfirmasi, membandingkan informasi, dan memahami konteks peristiwa yang direkam dalam arsip.
Proses tersebut memberikan pengalaman bahwa deskripsi arsip bukan sekadar pekerjaan mengisi kolom informasi. Di dalamnya terdapat proses memahami arsip dan konteksnya.
Setelah arsip memiliki informasi dan sarana bantu penemuan kembali, kebutuhan penyajian informasi secara digital dapat menghadirkan pekerjaan lain. Ketika arsip foto yang masih berbentuk fisik perlu tersedia dalam bentuk digital, kegiatan tersebut dari perspektif kearsipan tidak semata-mata dipandang sebagai pekerjaan membuat copy digital.
Dalam kearsipan, kegiatan menghasilkan bentuk digital dari arsip fisik dapat merupakan alih media arsip. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 mengatur alih media arsip statis dengan metode konversi sebagai bagian dari pengelolaan arsip statis. Dengan demikian, ketika penyediaan bentuk digital dilakukan sebagai kegiatan alih media, terdapat tahapan dan persyaratan kearsipan yang perlu diperhatikan (PerANRI 2, 2021).
Perspektif tersebut memberikan pemahaman bahwa sebuah pekerjaan yang secara kasatmata terlihat seperti kegiatan administrasi biasa, yaitu membuat salinan digital, dapat memiliki dimensi pekerjaan kearsipan yang lebih luas. Alih media tidak hanya menghasilkan file digital untuk kebutuhan akses atau penyajian informasi, tetapi juga dapat memberikan manfaat terhadap preservasi arsip, karena tersedianya representasi digital dapat membantu mengurangi ketergantungan terhadap penggunaan arsip fisik dalam kondisi tertentu.
Pekerjaan tersebut kemudian berkaitan dengan autentisitas. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2023 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Statis menetapkan bahwa arsip statis hasil alih media merupakan salah satu objek yang berkaitan dengan pengujian autentisitas. Arsip statis hasil alih media antara lain dibuktikan dengan penetapan kebijakan alih media, berita acara alih media, dan daftar arsip statis hasil alih media (PerANRI 1, 2023).
Pengujian autentisitas mempunyai tahapan yang perlu dilaksanakan, mulai dari identifikasi arsip, penentuan metode pengujian, pengumpulan data dan informasi atau arsip pembanding, pelaksanaan pengujian dengan melibatkan tenaga ahli atau pihak yang mempunyai kemampuan dan kompetensi di bidangnya, penyusunan laporan, hingga penerbitan berita acara pengujian autentisitas (PerANRI 1, 2023).
Untuk arsip hasil alih media yang telah dilakukan pengujian autentisitas, pemberian tanda autentik dapat menggunakan digital watermarking, teknologi enkripsi, atau metode lain sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pemberian tanda autentik tersebut disertai dokumen yang diperlukan sesuai ketentuan yang berlaku (PerANRI 1, 2023).
Rangkaian tersebut memberikan pemahaman bahwa penyediaan copy digital dalam pekerjaan kearsipan tidak selalu dapat dipandang sebagai kegiatan administratif yang berdiri sendiri. Ketika kegiatan tersebut merupakan alih media arsip, terdapat proses kearsipan yang memiliki tujuan bukan hanya untuk mendukung akses, tetapi juga memberikan manfaat bagi preservasi dan menjaga keterpercayaan representasi digital arsip.
Dari pengalaman tersebut terlihat bahwa penyajian informasi melalui sistem digital merupakan bagian dari proses yang lebih panjang. Arsip perlu memiliki informasi yang memadai dan sarana bantu penemuan kembali. Apabila arsip fisik perlu tersedia dalam bentuk digital, penyediaan tersebut dapat dilakukan melalui alih media sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku, dengan memperhatikan autentisitas hasil alih media sesuai ketentuan yang berlaku.
Dengan demikian, SIKN/JIKN tidak semestinya ditempatkan sebagai titik awal dalam perencanaan pekerjaan kearsipan. SIKN/JIKN merupakan salah satu tahap penyajian dan layanan informasi setelah tahapan pengelolaan arsip yang diperlukan telah dilaksanakan.
Pemahaman tersebut memberikan pembelajaran penting dalam penyusunan program kerja. Sebuah program kerja sebaiknya tidak hanya dimulai dari pertanyaan mengenai hasil akhir yang ingin dicapai, tetapi juga dari pertanyaan mengenai tahapan pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai hasil tersebut.
Dalam konteks pengelolaan arsip statis, apabila arsip yang akan disajikan belum memiliki sarana bantu penemuan kembali, maka penyusunan sarana bantu perlu menjadi bagian dari perencanaan. Setelah informasi dan sarana temu balik tersedia, pekerjaan dapat dilanjutkan pada tahap penyediaan bentuk digital apabila diperlukan. Apabila penyediaan tersebut dilakukan melalui alih media, prosesnya mengikuti ketentuan alih media dan hasilnya dapat berkaitan dengan proses autentikasi sesuai karakteristik dan kebutuhan arsip.
Dengan pola tersebut, program kerja tidak langsung menjadikan layanan sebagai satu-satunya ukuran keberhasilan, tetapi disusun berdasarkan proses yang harus dilalui, mulai dari pengolahan arsip hingga penyajian informasi.
Pengalaman tersebut juga memberikan pembelajaran mengenai pentingnya melibatkan sumber daya manusia yang mempunyai kompetensi sesuai dengan bidang pekerjaan dalam penyusunan program. Pelibatan tersebut bukan dimaksudkan untuk membatasi keterlibatan pihak lain, melainkan untuk memperoleh gambaran yang lebih tepat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan.
Orang yang memahami suatu bidang pekerjaan akan lebih mampu memetakan tahapan pekerjaan, tingkat kompleksitas, waktu yang diperlukan, kebutuhan sumber daya, serta potensi kendala yang mungkin muncul. Dalam pekerjaan kearsipan, arsiparis memiliki pengetahuan mengenai proses pengolahan arsip, deskripsi, sarana bantu penemuan kembali, preservasi, alih media, autentikasi, dan akses arsip. Pengetahuan tersebut dapat menjadi bahan penting dalam menentukan target dan tahapan program kerja.
Prinsip yang sama dapat diterapkan pada bidang lainnya. Program yang berkaitan dengan sistem informasi akan lebih tepat apabila dalam perencanaannya melibatkan pranata komputer atau tenaga yang memiliki kompetensi di bidang teknologi informasi. Program perpustakaan akan lebih tepat apabila melibatkan pustakawan. Demikian pula bidang lainnya memerlukan keterlibatan sumber daya manusia yang memahami proses dan karakteristik pekerjaannya.
Pelibatan orang yang memiliki kompetensi sesuai bidangnya juga berkaitan dengan beban kerja dan ketersediaan sumber daya manusia. Pemahaman terhadap pekerjaan memungkinkan target disesuaikan dengan jumlah dan kompetensi SDM yang tersedia. Dengan demikian, program kerja tidak hanya mempunyai angka target, tetapi juga mempunyai dasar yang dapat menjelaskan mengapa target tersebut ditetapkan dan bagaimana target tersebut dapat dicapai.
Dari pengalaman tersebut muncul pemahaman bahwa target yang terukur bukan hanya target yang memiliki angka, tetapi target yang disusun berdasarkan pemahaman terhadap pekerjaan dan sumber daya yang tersedia untuk melaksanakannya.
Dalam konteks kearsipan, jumlah arsip yang menjadi target perlu dibaca bersama dengan kondisi awal arsip dan tahapan pekerjaan yang diperlukan. Arsip yang sudah mempunyai informasi, sarana bantu penemuan kembali, dan salinan digital tentu mempunyai karakter pekerjaan yang berbeda dengan arsip yang masih memerlukan identifikasi, penataan, deskripsi, penggalian informasi, dan penyediaan bentuk digital.
Karena itu, jumlah item yang sama belum tentu mempunyai beban kerja yang sama.
Dari pengalaman tersebut muncul pemikiran mengenai beban kerja berbasis proses kearsipan. Konsep ini memandang bahwa beban kerja tidak hanya ditentukan oleh jumlah arsip yang menjadi target, tetapi juga oleh kondisi arsip, tingkat kompleksitas pengolahan, tahapan yang harus dilalui, kompetensi yang diperlukan, dan jumlah sumber daya manusia yang tersedia.
Konsep tersebut membawa implikasi terhadap penyusunan program kerja. Program kerja kearsipan sebaiknya disusun dengan memperhatikan hubungan antara target, proses, kompetensi, beban kerja, dan sumber daya manusia. Dengan demikian, pertanyaan dalam penyusunan program tidak berhenti pada berapa banyak arsip yang ingin dihasilkan, tetapi berkembang menjadi apa kondisi arsip yang akan dikerjakan, tahapan apa yang harus dilalui, kompetensi apa yang diperlukan, berapa beban pekerjaan yang harus diselesaikan, serta berapa jumlah dan kompetensi SDM yang tersedia.
Baru setelah pertanyaan tersebut dipahami, target dapat ditetapkan secara lebih terukur.
Dalam konteks SIKN/JIKN, pendekatan tersebut menempatkan layanan informasi sebagai bagian dari rangkaian pengelolaan arsip, bukan sebagai pekerjaan yang berdiri sendiri. Informasi yang tampil dalam sistem merupakan hasil dari pekerjaan yang dilakukan sebelumnya. Semakin baik proses pengolahan, deskripsi, penyediaan sarana bantu penemuan kembali, serta alih media dan autentikasi apabila diperlukan, semakin siap pula informasi arsip untuk disajikan dan dimanfaatkan.
Pada akhirnya, pengalaman dalam pengelolaan SIKN/JIKN memberikan pemahaman bahwa satu item arsip tidak selalu berarti satu pekerjaan. Di balik satu informasi yang tampil dalam sistem dapat terdapat rangkaian pekerjaan kearsipan yang membutuhkan waktu, kompetensi, dan sumber daya manusia. Pekerjaan yang terlihat sederhana sebagai penyediaan copy digital pun, dalam perspektif kearsipan, dapat mengandung proses alih media yang sekaligus memberikan manfaat bagi preservasi dan memerlukan perhatian terhadap autentisitas hasilnya.
Pengalaman tersebut memberikan pembelajaran bahwa program kerja yang baik bukan hanya menetapkan tujuan dan jumlah output, tetapi memahami proses yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Pelibatan orang yang memiliki kompetensi sesuai bidang pekerjaan menjadi penting agar proses, beban kerja, kebutuhan SDM, dan target dapat direncanakan secara lebih tepat.
Dalam pengelolaan arsip statis, proses tersebut dapat dimulai dari pengolahan dan penyusunan sarana bantu penemuan kembali, dilanjutkan dengan penyediaan bentuk digital apabila diperlukan. Jika penyediaan tersebut dilakukan sebagai alih media arsip, maka ketentuan alih media dan autentisitas hasilnya perlu diperhatikan sebelum informasi disajikan melalui layanan, termasuk SIKN/JIKN.
Dengan demikian, SIKN/JIKN bukanlah titik awal pekerjaan kearsipan, melainkan salah satu ruang untuk menghadirkan hasil dari proses kearsipan. Sistem dapat memperluas jangkauan informasi arsip, tetapi kualitas informasi yang disajikan tetap bergantung pada kualitas pekerjaan yang dilakukan sebelumnya.
Target kearsipan pada akhirnya bukan hanya tentang berapa banyak arsip yang berhasil dihasilkan, tetapi juga tentang bagaimana target tersebut dibangun dari pemahaman terhadap arsip, proses kerja, kompetensi, beban pekerjaan, dan sumber daya manusia yang tersedia. Dengan pemahaman tersebut, program kerja dapat direncanakan secara lebih realistis, dilaksanakan secara lebih terarah, dan diukur berdasarkan proses serta hasil yang dapat dipertanggungjawabkan.
Daftar Pustaka
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Jakarta: Pemerintah Republik Indonesia.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2011. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN). Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2011. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2011. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2018. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018 tentang Standar Deskripsi Arsip Statis. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2021. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 tentang Alih Media Arsip Statis dengan Metode Konversi. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2023. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2023 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Statis. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
