Arsip Tidak Boleh Menjadi Korban Zaman
Sebelum mengenal komputer, internet, cloud storage, dan berbagai sistem informasi digital seperti sekarang, manusia sudah memiliki kebutuhan untuk merekam apa yang dilakukan, dipikirkan, diputuskan, dan dialami. Informasi direkam pada media yang tersedia pada zamannya, mulai dari batu, logam, daun, bambu, kulit, hingga kertas. Dari kebutuhan itulah arsip lahir.
Sebuah surat dibuat karena seseorang perlu menyampaikan pesan. Sebuah keputusan ditulis karena diperlukan sebagai dasar tindakan. Catatan keuangan dibuat untuk mencatat transaksi, foto diambil untuk mengabadikan peristiwa, dan rekaman suara dibuat untuk menyimpan informasi yang disampaikan secara lisan. Pada saat penciptaannya, tidak semua rekaman itu dimaksudkan menjadi bagian dari sejarah. Namun, waktu dapat mengubah nilai rekaman tersebut menjadi jauh lebih besar sebagai bukti, sumber informasi, dan memori kolektif.
Cara manusia menciptakan arsip terus berubah mengikuti perkembangan peradaban dan teknologi. Tulisan tangan berkembang menjadi dokumen cetak, kemudian hadir mesin tik, mesin fotokopi, fotografi, mikrofilm, rekaman suara, video, komputer, hingga arsip elektronik. Perubahan itu memberi banyak kemudahan karena teknologi memungkinkan manusia menciptakan, menggandakan, menyimpan, menemukan kembali, dan menyebarluaskan informasi dengan lebih cepat. Arsip yang dahulu hanya dapat diakses langsung di ruang penyimpanan kini dapat dikembangkan menjadi sumber informasi yang dapat diakses melalui jaringan digital.
Kemajuan teknologi, meski demikian, menghadirkan sebuah paradoks. Teknologi yang pada suatu masa menjadi solusi dapat berubah menjadi persoalan pada masa berikutnya. Media penyimpanan yang dahulu dianggap modern dapat menjadi usang, perangkat untuk membacanya dapat tidak lagi tersedia, dan format berkas dapat kehilangan kompatibilitas. Arsip digital yang secara fisik masih tersimpan pun dapat menjadi sulit diakses ketika teknologi untuk membaca dan mengolahnya sudah berubah. Pada titik ini muncul pertanyaan penting. Bagaimana caranya memastikan arsip tidak menjadi korban perubahan zaman?
Arsip bukan sekadar tumpukan dokumen lama yang tersimpan di dalam lemari. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang memiliki nilai sebagai bukti, sumber informasi, memori, dan bahan pertanggungjawaban. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menempatkan arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, sekaligus sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Undang-undang tersebut juga menegaskan pentingnya sistem kearsipan yang mampu menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya serta mampu merespons dinamika perkembangan masyarakat, bangsa, dan negara.
Ketentuan itu memberi pesan penting bahwa arsip harus mampu bertahan mengikuti perubahan zaman. Penyelamatan arsip, dengan begitu, tidak dapat dilakukan dengan cara yang sama untuk setiap generasi. Arsip yang tercipta pada masa lalu memiliki karakteristik media dan teknologi berbeda dari arsip yang tercipta saat ini sehingga strategi penyelamatannya pun harus terus berkembang.
Salah satu bentuk nyata pemanfaatan teknologi dalam dunia kearsipan adalah digitalisasi dan alih media. Arsip yang semula berbentuk fisik dapat dialihmediakan menjadi bentuk digital sehingga informasi di dalamnya dapat dimanfaatkan tanpa harus selalu menggunakan arsip aslinya. Teknologi juga memungkinkan arsip dideskripsikan dan dikelola secara lebih sistematis. Pencarian informasi yang sebelumnya membutuhkan waktu lama dapat dilakukan dengan bantuan sistem informasi, reproduksi arsip menjadi lebih mudah, dan akses terhadap informasi dapat diperluas kepada masyarakat tanpa harus memindahkan arsip fisik dari tempat penyimpanannya.
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik secara khusus mengatur pengelolaan arsip elektronik. Regulasi ini antara lain lahir dari kebutuhan pengelolaan arsip elektronik untuk mendukung penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik, termasuk di lingkungan perguruan tinggi. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan melengkapi kerangka ini dengan mengatur pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan secara lebih teknis. Dengan demikian, perkembangan teknologi tidak semestinya dipandang sebagai ancaman bagi kearsipan, melainkan sebagai sarana untuk memperkuat penyelenggaraan kearsipan.
Namun, teknologi memiliki sisi lain. Bayangkan sebuah arsip yang tersimpan dalam media penyimpanan yang pada zamannya dianggap sangat modern. Secara fisik, media itu mungkin masih ada dan kondisinya masih baik, tetapi perangkat untuk membacanya sudah tidak tersedia, perangkat lunaknya sudah tidak mendukung format tersebut, dan pengetahuan mengenai cara mengoperasikannya kian terbatas. Persoalannya bukan hanya keberadaan benda atau media penyimpanan, melainkan keberlanjutan akses terhadap informasi yang terkandung di dalamnya.
Hal serupa dapat terjadi pada arsip digital. Berkas yang tersimpan bukan berarti otomatis menjadi arsip yang aman untuk jangka panjang karena keberlangsungannya berkaitan dengan media penyimpanan, format berkas, perangkat keras, perangkat lunak, sistem informasi, keamanan, metadata, serta kemampuan memastikan keutuhan dan autentisitasnya. Digital, dengan kata lain, bukan berarti bebas dari risiko. Semakin cepat teknologi berubah, semakin besar pula kebutuhan untuk merencanakan keberlanjutan arsip digital.
Penyelamatan arsip sering dipahami secara sederhana sebagai kegiatan menyimpan arsip agar tidak rusak, padahal dimensinya jauh lebih luas. Arsip yang diselamatkan harus tetap dapat ditemukan, dibaca, dipahami, dipercaya keasliannya, digunakan, serta dipertanggungjawabkan. Karena itu, penyelamatan arsip tidak boleh hanya berorientasi pada media, sebab yang sesungguhnya harus diselamatkan adalah informasi beserta konteks dan karakteristik arsipnya.
Dalam konteks arsip digital, salah satu pendekatan yang dapat dilakukan adalah alih media dengan metode konversi. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 tentang Alih Media Arsip Statis dengan Metode Konversi secara khusus mengatur pendekatan ini dan menunjukkan bahwa perubahan teknologi merupakan sesuatu yang harus diantisipasi dalam penyelamatan arsip statis. Di lingkungan perguruan tinggi, pendekatan tersebut lazim diperkuat melalui kebijakan internal yang mengatur alih media arsip statis secara lebih teknis, sehingga penyelamatan arsip melalui teknologi bukan lagi sekadar gagasan, melainkan bagian dari kebijakan dan praktik kearsipan sehari-hari.
Perjalanan arsip dari masa lalu hingga sekarang dapat dilihat sebagai perjalanan teknologi, dari tulisan tangan menuju mesin tik, dari mesin tik menuju komputer, dari kertas menuju berkas digital, dan dari lemari arsip menuju server. Perjalanan itu, meski demikian, tidak berarti media lama menjadi tidak penting. Arsip fisik tetap memiliki nilai sebagai sumber autentik dan bukti material. Digitalisasi tidak serta-merta menggantikan nilai arsip aslinya, tetapi dapat menjadi salah satu strategi untuk memperluas akses, mengurangi penggunaan arsip asli secara berlebihan, dan membantu menjaga keberlangsungan informasi. Digitalisasi, karena itu, sebaiknya tidak dipahami sekadar sebagai proses mengubah arsip fisik menjadi berkas, melainkan bagian dari strategi lebih besar untuk memastikan informasi arsip terus tersedia dan dimanfaatkan.
Perubahan teknologi juga mengubah peran arsiparis. Arsiparis tidak lagi hanya berhadapan dengan kertas, map, rak, dan ruang penyimpanan, tetapi juga perlu memahami teknologi informasi, arsip elektronik, metadata, alih media, keamanan informasi, autentikasi, serta strategi preservasi digital. Kemampuan teknologi saja, meski begitu, tidak cukup, sebab arsiparis tetap harus memahami prinsip-prinsip kearsipan. Teknologi hanyalah alat, sedangkan tujuan akhirnya menjamin arsip tetap memiliki nilai sebagai bukti dan sumber informasi.
Di titik inilah kompetensi kearsipan dan teknologi perlu berjalan beriringan. Seorang arsiparis perlu memahami bahwa sebuah berkas digital bukan sekadar kumpulan angka dan karakter, sebab di dalamnya mungkin terdapat keputusan penting, sejarah sebuah organisasi, bukti hak seseorang, perjalanan suatu lembaga, atau memori dari sebuah generasi. Ketika sebuah arsip hilang, yang hilang bukan hanya dokumennya, melainkan bisa jadi bagian dari ingatan bersama.
Di lingkungan perguruan tinggi, arsip tercipta setiap hari dalam berbagai bentuk. Ada arsip yang lahir puluhan tahun lalu ketika teknologi penciptaannya masih sangat berbeda dari sekarang, dan ada pula arsip yang baru tercipta dalam sistem elektronik. Arsip lama membutuhkan perhatian terhadap kondisi fisik, media, penyimpanan, dan kemungkinan alih media, sementara arsip elektronik membutuhkan perhatian terhadap keberlanjutan sistem, format, metadata, keamanan, autentisitas, serta kemampuan migrasi ketika teknologi berubah. Penyelamatan arsip, karena itu, harus dilakukan secara berkelanjutan, bukan baru dipikirkan ketika medianya sudah rusak atau teknologi pembacanya sudah tidak tersedia.
Persoalan kearsipan, sesungguhnya, bukan hanya persoalan teknologi. Teknologi akan terus berubah, perangkat yang hari ini dianggap canggih beberapa tahun kemudian mungkin sudah tidak digunakan, format yang kini populer dapat digantikan format baru, dan sistem informasi maupun media penyimpanan akan terus berkembang. Nilai informasi yang terkandung dalam arsip, meski begitu, dapat melampaui umur teknologi yang digunakan untuk menciptakannya. Tugas penyelenggara kearsipan, karena itu, bukan menghentikan perubahan teknologi, melainkan mengantisipasinya, sehingga arsip mampu berpindah dari satu generasi teknologi ke generasi berikutnya tanpa kehilangan identitas, konteks, integritas, dan nilai informasinya.
Zaman boleh berubah, teknologi boleh berganti, dan media penyimpanan boleh kehilangan popularitasnya, tetapi arsip tidak boleh ikut hilang bersamanya. Melalui perkembangan zaman dan teknologi itulah kita perlu terus menemukan cara yang semakin baik untuk menyelamatkan arsip agar tetap hidup sebagai bukti, sumber informasi, dan memori kolektif bagi generasi yang akan datang.
Referensi
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2021a). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 tentang Alih Media Arsip Statis dengan Metode Konversi.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2021b). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik.
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
