Arsip Lahir Jauh Sebelum Auditor Datang
Setiap organisasi tentu menginginkan tata kelola yang semakin baik. Berbagai upaya dilakukan untuk mewujudkannya, mulai dari menyusun regulasi, menyempurnakan prosedur kerja, dan meningkatkan kompetensi sumber daya manusia, hingga menerapkan beragam standar manajemen. Dalam perjalanannya, organisasi juga menghadapi berbagai bentuk evaluasi, seperti audit, akreditasi, sertifikasi, pengawasan, maupun penilaian kinerja. Pada dasarnya, seluruh proses itu tidak sedang mencari kesalahan, melainkan memastikan bahwa apa yang direncanakan benar-benar telah dilaksanakan dan dapat dibuktikan.
Namun ada satu pemandangan yang hampir selalu berulang. Menjelang audit atau penilaian, suasana organisasi mendadak berubah. Dokumen mulai dicari, lemari dibuka kembali, folder-folder lama di komputer ditelusuri, dan rapat menjadi semakin sering. Tidak sedikit pegawai yang harus bekerja hingga larut malam untuk memastikan seluruh bukti tersedia ketika tim penilai datang. Fenomena ini bukan sesuatu yang asing, dan saya pun telah beberapa kali menyaksikannya. Pada awalnya saya menganggapnya wajar, karena bukankah memang begitu suasana menjelang audit?
Semakin lama saya bekerja, semakin sering pertanyaan itu muncul di benak saya. Mengapa kesibukan hampir selalu hadir justru ketika penilaian sudah di depan mata? Apakah audit yang menciptakan kesibukan, ataukah audit hanya memperlihatkan sesuatu yang selama ini luput dari perhatian kita? Pertanyaan sederhana itulah yang perlahan mengubah cara saya memandang penyelenggaraan kearsipan, dan saya mulai menyadari bahwa arsip bukan sekadar kumpulan dokumen yang disimpan setelah pekerjaan selesai.
Pengamatan itu makin tajam ketika saya membandingkan dua keadaan yang berbeda. Di sebagian tempat, menjelang penilaian suasana kerja berubah menjadi sangat sibuk, meskipun semua orang bekerja dengan penuh tanggung jawab. Namun saya juga pernah melihat organisasi lain menghadapi penilaian dengan jauh lebih tenang, bukan karena mereka tidak bekerja, melainkan karena mereka tetap bekerja seperti hari biasa. Ketika tim penilai meminta bukti, dokumen dapat segera ditunjukkan tanpa harus mencari ke sana kemari. Perbedaannya ternyata bukan pada jumlah pegawai, besarnya anggaran, atau canggihnya teknologi, melainkan pada cara organisasi bekerja setiap hari.
Dari situ saya sampai pada pertanyaan yang lebih mendasar. Ketika auditor meminta sebuah dokumen, apa yang sebenarnya ingin mereka buktikan? Yang diminta memang dokumen, tetapi dokumen bukanlah tujuan akhirnya. Yang sedang dicari adalah jejak, yaitu jejak tentang bagaimana organisasi menjalankan pekerjaannya, keputusan yang pernah diambil, kegiatan yang benar-benar dilaksanakan, dan tanggung jawab yang telah dijalankan. Dalam dunia kearsipan, jejak-jejak itulah yang kita kenal sebagai arsip, sejalan dengan definisi arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media (Republik Indonesia, 2009). Arsip tidak pernah lahir ketika auditor datang; ia telah lahir jauh sebelumnya, setiap kali sebuah keputusan dibuat, rapat menghasilkan kesepakatan, surat diterbitkan, dan pekerjaan diselesaikan serta dipertanggungjawabkan.
Sejak memahami bahwa arsip adalah jejak, saya melihatnya dengan cara yang berbeda, sebab arsip ternyata tidak pernah benar-benar diam. Ketika membaca sebuah arsip, yang sesungguhnya kita baca bukan hanya selembar dokumen, melainkan bagaimana sebuah keputusan lahir, bagaimana kegiatan direncanakan, dan bagaimana tanggung jawab dilaksanakan. Dari arsip kita dapat mengetahui apakah keputusan diambil melalui prosedur yang semestinya, apakah kegiatan benar-benar dilaksanakan, dan apakah organisasi bekerja konsisten setiap hari atau baru tertib ketika menghadapi penilaian. Arsip, dengan kata lain, sedang menceritakan budaya kerja sebuah organisasi, dan karena itu kualitas arsip tidak pernah dapat dipisahkan dari kualitas tata kelola organisasi.
Pemahaman ini membawa saya pada kesadaran lain, bahwa urusan arsip tidak pernah hanya menjadi urusan unit kearsipan atau para arsiparis. Arsiparis memang mengelola arsip, tetapi arsip tidak pernah diciptakan oleh arsiparis. Arsip lahir ketika keputusan ditetapkan, surat ditandatangani, rapat menghasilkan kesepakatan, dan kegiatan dilaksanakan, sehingga setiap orang di dalam organisasi ikut menciptakan arsip. Pimpinan menciptakannya melalui kebijakan, unit kerja melalui pelaksanaan fungsinya, dan pegawai melalui pekerjaan yang diselesaikan setiap hari, sementara arsiparis hadir untuk memastikan seluruh jejak itu tetap terpelihara, dapat dipercaya, dan dapat ditemukan kembali. Karena itu, keberhasilan penyelenggaraan kearsipan tidak pernah semata menjadi keberhasilan unit kearsipan, melainkan cerminan keberhasilan organisasi dalam membangun tata kelola yang baik sebagaimana diamanatkan dalam pelaksanaan undang-undang kearsipan (Republik Indonesia, 2012).
Semakin sering saya mengingat pengalaman-pengalaman itu, semakin saya menyadari bahwa barangkali yang selama ini kita persiapkan bukanlah hal yang paling mendasar. Kita sibuk mempersiapkan audit, akreditasi, dan berbagai penilaian, padahal yang jauh lebih penting adalah mempersiapkan bagaimana organisasi bekerja setiap hari. Audit akan selesai, akreditasi akan berlalu, dan penilaian akan datang dan pergi, tetapi cara sebuah organisasi bekerja akan terus meninggalkan jejak. Jejak itulah yang kelak menjadi bukti, pertanggungjawaban, dan memori organisasi, bahkan menjadi bagian dari sejarahnya, sebab organisasi yang kehilangan jejak akan kesulitan memahami perjalanan yang telah dilaluinya.
Dari seluruh perjalanan itu saya menyadari bahwa arsip tidak pernah meminta untuk dianggap penting. Ia hadir secara alami setiap kali organisasi bekerja, mengambil keputusan, melaksanakan kegiatan, dan mempertanggungjawabkan setiap langkahnya. Yang sering terlambat bukanlah lahirnya arsip, melainkan kesadaran kita akan makna yang dikandungnya, karena kita baru mencarinya ketika audit datang dan baru membutuhkannya ketika sebuah keputusan harus dibuktikan. Maka penyelenggaraan kearsipan sesungguhnya bukan sekadar mengelola dokumen, melainkan menjaga agar setiap jejak yang ditinggalkan organisasi tetap utuh, dapat dipercaya, dan dapat diwariskan kepada generasi berikutnya. Sebuah organisasi tidak hanya mewariskan gedung, peraturan, atau capaian, tetapi juga jejak tentang bagaimana semua itu dibangun, dan jejak itulah yang kelak menjelaskan siapa kita, bagaimana kita bekerja, dan nilai-nilai apa yang kita tinggalkan. Barangkali karena itulah saya akhirnya memahami makna judul tulisan ini, bahwa arsip tidak pernah terlambat menjadi penting, tetapi kitalah yang sering terlambat menyadarinya.
Referensi
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
