Aspek Penilaian Pengawasan Kearsipan Internal sebagai Instrumen Peningkatan Tata Kelola Arsip Perguruan Tinggi

Pengelolaan arsip yang tertib, andal, dan autentik merupakan fondasi tata kelola perguruan tinggi yang akuntabel. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai bukti kegiatan administrasi, tetapi juga menjadi sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan memori institusi. Karena peran yang begitu luas itulah kualitas penyelenggaraan kearsipan perlu dievaluasi secara berkala, dan mekanisme yang paling tepat untuk melakukannya adalah pengawasan internal yang terukur.

Landasan bagi pengawasan tersebut sudah tegas. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa setiap pencipta arsip bertanggung jawab menyelenggarakan pengelolaan arsip sesuai prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Untuk menerjemahkan amanat itu ke dalam praktik, Arsip Nasional Republik Indonesia menetapkan Keputusan Kepala ANRI Nomor 130 Tahun 2025 sebagai pedoman pelaksanaan pengawasan penyelenggaraan kearsipan beserta tata cara penilaiannya. Dengan pedoman ini, pengawasan tidak lagi bertumpu pada penafsiran masing-masing unit, melainkan pada instrumen yang seragam dan dapat dipertanggungjawabkan.

Bagi perguruan tinggi, pengawasan internal bukan sekadar kegiatan audit administratif. Pengawasan berfungsi sebagai instrumen untuk mengukur tingkat kepatuhan unit kerja terhadap kebijakan kearsipan sekaligus mendorong perbaikan mutu secara berkelanjutan. Tujuannya adalah memperoleh gambaran objektif mengenai kondisi penyelenggaraan kearsipan pada tiap unit, dan hasil penilaian itu menjadi dasar penyusunan rekomendasi perbaikan, pembinaan, serta peningkatan kualitas tata kelola arsip. Lewat proses ini lembaga kearsipan dapat memastikan bahwa arsip diciptakan, digunakan, dipelihara, dan disusutkan sesuai ketentuan sehingga benar-benar menopang akuntabilitas institusi.

Mengacu pada Keputusan Kepala ANRI Nomor 130 Tahun 2025, penilaian pengawasan mencakup dua aspek utama. Aspek pertama adalah pengelolaan arsip dinamis, yang menilai pembuatan dan pengendalian naskah dinas, penggunaan arsip aktif maupun arsip inaktif, pemeliharaan arsip, hingga penyusutan arsip. Aspek kedua adalah sumber daya kearsipan, yang menyoroti kesiapan sumber daya manusia kearsipan serta ketersediaan sarana dan prasarana pendukung. Kedua aspek ini saling melengkapi, sebab tata kelola yang baik menuntut prosedur yang benar sekaligus kapasitas yang memadai untuk menjalankannya.

Hasil penilaian kemudian diterjemahkan ke dalam skala nilai yang berjenjang agar mudah dibaca dan dibandingkan antarwaktu. Nilai tertinggi berupa predikat AA dengan rentang 90,01 hingga 100 menandakan capaian sangat memuaskan, disusul A pada rentang 81,01 hingga 90 untuk kategori memuaskan. Predikat BB pada rentang 71,01 hingga 80 berarti sangat baik, sementara B pada rentang 61,01 hingga 70 menunjukkan capaian yang baik. Nilai CC pada rentang 51,01 hingga 60 tergolong cukup, C pada rentang 40 hingga 50 dinilai kurang, dan predikat D di bawah 40 menandakan penyelenggaraan yang sangat kurang serta memerlukan pembenahan menyeluruh.

Manfaat yang lahir dari pengawasan internal bersifat berlapis. Pengawasan meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, memperkuat budaya tertib arsip, dan menaikkan kualitas layanan informasi maupun administrasi. Pada saat yang sama pengawasan meminimalkan risiko kehilangan arsip, menopang akuntabilitas organisasi, dan menyediakan pijakan bagi pembinaan yang berkelanjutan. Manfaat-manfaat ini tidak berdiri sendiri melainkan saling menguatkan sehingga membentuk siklus perbaikan yang terus bergulir.

Dengan demikian, pengawasan kearsipan internal merupakan instrumen strategis dalam membangun tata kelola arsip yang profesional, akuntabel, dan berkelanjutan. Penerapan Keputusan Kepala ANRI Nomor 130 Tahun 2025 diharapkan mampu memperkuat budaya tertib arsip di lingkungan perguruan tinggi sehingga arsip benar-benar menjadi bukti autentik penyelenggaraan tridarma dan cermin tata kelola institusi yang baik.

Referensi

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2025). Keputusan Kepala ANRI Nomor 130 Tahun 2025 tentang Instrumen Pengawasan atas Pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan dan Tata Cara Penilaian. Jakarta: ANRI.

Franks, P. C. (2018). Records and information management (2nd ed.). Chicago: ALA Neal-Schuman.

International Organization for Standardization. (2016). ISO 15489-1:2016 Information and documentation, Records management, Part 1, Concepts and principles. Geneva: ISO.

Millar, L. (2017). Archives: Principles and practices (2nd ed.). London: Facet Publishing.

Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Jakarta: Sekretariat Negara.