Dilema Karier Arsiparis di Perguruan Tinggi, Profesional tetapi Kurang Dikenal
Di era transformasi digital, peran arsiparis di perguruan tinggi semakin strategis. Ia bukan hanya pengelola dokumen, melainkan penjaga memori institusi dan penyedia arsip autentik yang menopang tata kelola yang transparan, akuntabel, serta pengambilan keputusan yang berbasis bukti. Sebagai tenaga profesional, arsiparis memiliki kompetensi mengelola arsip sesuai prinsip, kaidah, dan standar kearsipan, sehingga turut menjamin tersedianya bukti penyelenggaraan tridarma perguruan tinggi.
Namun profesi ini masih sering dipandang sekadar penata dokumen dan belum memperoleh pengakuan yang sepadan dengan perannya. Padahal Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menegaskan bahwa arsip adalah identitas dan memori kolektif organisasi yang harus dikelola secara profesional. Ketimpangan antara tuntutan dan pengakuan inilah yang melahirkan dilema karier, yakni arsiparis dituntut terus meningkatkan kompetensi dan beradaptasi dengan teknologi, tetapi belum sepenuhnya memperoleh apresiasi yang setara dengan tanggung jawab strategisnya.
Untuk memahami dilema itu, kita perlu menempatkan arsiparis pada posisi sebenarnya dalam tata kelola perguruan tinggi. Setiap aktivitas perguruan tinggi menghasilkan arsip, mulai dari penerimaan mahasiswa baru, pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, hingga keuangan, kepegawaian, dan kerja sama internasional. Arsip itu menjadi bukti akuntabilitas institusi sekaligus sumber informasi yang penting. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 Ayat (10) mendefinisikan arsiparis sebagai seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Definisi ini menegaskan bahwa arsiparis adalah profesi dengan kompetensi khusus, bukan sekadar tenaga administrasi, dan karena itu memikul peran strategis dalam mewujudkan tata kelola yang akuntabel, transparan, efektif, serta efisien.
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menempatkan arsip sebagai aset nasional dan memori kolektif bangsa yang harus dikelola secara sistematis agar dapat dimanfaatkan sebagai bahan pengambilan keputusan, alat bukti hukum, dan sumber informasi organisasi. Dalam kerangka itu, arsiparis menjadi aktor utama yang menjaga kualitas pengelolaan arsip di sepanjang siklus hidupnya, dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan, hingga pelestarian arsip statis.
Peran itu diperkuat oleh standar dan kajian internasional. ISO 15489-1:2016 menyatakan bahwa manajemen arsip menopang organisasi dalam mencapai tujuan, memenuhi tuntutan akuntabilitas, dan mengelola risiko. Di lingkungan perguruan tinggi, hal ini berarti arsiparis berkontribusi langsung pada keberhasilan tata kelola melalui penyediaan informasi yang autentik, terpercaya, dan mudah diakses. Read dan Ginn (2016) juga menegaskan bahwa pengelolaan arsip merupakan fungsi manajemen yang esensial karena arsip mendokumentasikan keputusan, kebijakan, dan seluruh aktivitas organisasi. Dengan demikian, arsiparis berperan sebagai penjaga integritas informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan. Sayangnya, peran strategis itu belum selalu dipahami oleh seluruh sivitas akademika, sehingga arsip kerap baru dianggap penting ketika dibutuhkan dalam audit, akreditasi, penyelesaian sengketa hukum, atau penelusuran sejarah institusi.
Di sisi lain, profesionalisme arsiparis justru terus meningkat. Profesionalisme di sini berarti kemampuan melaksanakan tugas pengelolaan arsip berdasarkan kompetensi, etika profesi, dan standar yang telah ditetapkan. Perkembangan teknologi informasi, digitalisasi arsip, dan tuntutan tata kelola yang makin akuntabel mengharuskan arsiparis memutakhirkan kompetensinya melalui pendidikan, pelatihan, sertifikasi, dan pengembangan profesional berkelanjutan. Standar kompetensi jabatan fungsional arsiparis mengikuti kerangka standar kompetensi aparatur sipil negara yang mencakup tiga kelompok kompetensi, yaitu kompetensi teknis dalam mengelola arsip sesuai kaidah dan standar, kompetensi manajerial dalam mengelola pekerjaan serta mengambil keputusan, dan kompetensi sosial-kultural dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan kerja dan masyarakat (Peraturan Menteri PANRB Nomor 38 Tahun 2017). Dengan standar ini, profesionalisme arsiparis tidak lagi diukur dari kemampuan menata dokumen semata, tetapi juga dari penguasaan teknologi informasi, penerapan standar, penjagaan autentisitas arsip, pengelolaan risiko informasi, dan kualitas layanan. Dalam konteks perguruan tinggi, peningkatan ini menjadi faktor penting untuk mendukung tata kelola universitas yang baik (good university governance), akreditasi, audit, transformasi digital, dan pelestarian memori institusi.
Meski demikian, profesi arsiparis tetap kurang dikenal, dan hal itu disebabkan oleh sejumlah faktor. Hasil kerja arsiparis lebih bersifat preventif daripada kasat mata, sehingga ketika pengelolaan arsip berjalan baik dan nyaris tanpa masalah, kontribusinya justru luput dari perhatian. Budaya dokumentasi di sebagian perguruan tinggi juga belum kuat, dan banyak unit kerja masih menganggap pengelolaan arsip sebagai pekerjaan tambahan. Selain itu, transformasi digital sering dipersepsikan sebagai urusan teknologi informasi semata, padahal digitalisasi tanpa tata kelola arsip yang baik berpotensi menghasilkan informasi yang tidak autentik, sulit ditemukan kembali, atau bahkan hilang. Kondisi ini diperberat oleh jumlah arsiparis yang masih terbatas dibandingkan dengan volume arsip yang terus meningkat setiap tahun.
Di titik inilah dilema karier arsiparis muncul, yakni kondisi ketika arsiparis dituntut memiliki kompetensi dan profesionalisme yang makin tinggi, tetapi pada saat yang sama menghadapi keterbatasan pengakuan profesi, pengembangan karier, jumlah formasi, dan persepsi masyarakat. Kerangka Andrew Abbott dalam The System of Professions (1988) membantu menjelaskannya. Menurut Abbott, sebuah profesi memperoleh legitimasi apabila memiliki kompetensi khusus, wilayah kerja atau yurisdiksi yang jelas, pengakuan organisasi dan masyarakat, serta sistem pendidikan dan sertifikasi. Ia juga menekankan bahwa profesi kerap menghadapi tantangan ketika batas kewenangannya tidak dipahami atau diambil alih profesi lain. Pada arsiparis, hal ini tampak ketika pengelolaan arsip dianggap dapat dikerjakan siapa saja, sehingga identitas profesinya menjadi kabur. Arsiparis pun berada dalam posisi paradoks, yakni profesionalismenya terus didorong oleh regulasi dan pengembangan kompetensi, tetapi eksistensi dan penghargaan terhadap profesinya belum berkembang seiring meningkatnya tuntutan pekerjaan.
Paradoks ini terasa nyata di perguruan tinggi yang menghasilkan arsip dalam jumlah besar dari seluruh aktivitas pendidikan, penelitian, pengabdian, kerja sama, keuangan, kepegawaian, dan tata kelola institusi. Arsiparis semestinya berfungsi sebagai pengelola informasi yang menjamin tersedianya arsip autentik dan dapat dipertanggungjawabkan untuk mendukung pengambilan keputusan, akreditasi, audit, dan pelestarian memori institusi, tetapi dalam praktiknya masih sering dianggap tenaga administrasi biasa. Penelitian Setyawan, Priyanto, dan Ratminto (2019) menegaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan di perguruan tinggi mencakup manajemen arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis yang bertujuan menyelamatkan arsip sebagai alat bukti, memori organisasi, dan dasar pengambilan keputusan, serta menekankan pentingnya kelembagaan arsip yang kuat. Sejalan dengan itu, penelitian Fajrina, Khoerunnisa, dan Setiawati (2025) mengenai peran arsiparis di Universitas Pendidikan Indonesia menunjukkan bahwa sumber daya manusia arsiparis yang kompeten dan profesional berpengaruh positif terhadap kualitas pengelolaan arsip serta kepercayaan sivitas akademika terhadap unit kearsipan. Dari sini tampak bahwa tantangan arsiparis bukan terletak pada kurangnya profesionalisme, melainkan pada perlunya penguatan pengakuan organisasi, peningkatan kapasitas kelembagaan, dan pemahaman sivitas akademika terhadap nilai strategis arsip. Tantangan itu berwujud minimnya pemahaman pimpinan dan unit kerja terhadap fungsi arsiparis, keterbatasan kesempatan pengembangan kompetensi, kolaborasi yang belum optimal dengan unit teknologi informasi, persepsi bahwa arsip hanyalah urusan administrasi, dan kurangnya eksposur atas capaian serta inovasi arsiparis.
Kendati tantangannya nyata, era digital justru membuka prospek yang lebih cerah bagi profesi ini. Transformasi digital mengubah paradigma pengelolaan arsip dari sistem konvensional menuju pengelolaan arsip elektronik yang terintegrasi, dan perubahan itu tidak mengurangi peran arsiparis melainkan memperluasnya. Arsiparis kini dituntut menjadi pengelola arsip digital, penjaga autentisitas arsip elektronik, pengelola metadata, sekaligus konsultan tata kelola informasi organisasi. Kajian Kompetensi Arsiparis Era Digital yang disusun ANRI (2019) menyatakan bahwa perkembangan teknologi mengharuskan arsiparis menguasai kompetensi baru, antara lain pengelolaan arsip elektronik, preservasi digital, metadata, keamanan informasi, dan manajemen data digital. Kajian itu menegaskan bahwa transformasi digital bukan ancaman, melainkan peluang untuk memperluas fungsi arsiparis sebagai manajer informasi sekaligus pengelola pengetahuan organisasi. Bagi perguruan tinggi, peluang itu mewujud dalam peran arsiparis sebagai pengelola sistem informasi kearsipan, konsultan tata kelola informasi yang menjaga autentisitas dan keamanan dokumen, pendukung akreditasi melalui penyediaan bukti autentik, pengelola preservasi digital bagi arsip penelitian dan karya ilmiah, serta mitra transformasi digital yang mengintegrasikan sistem kearsipan dengan layanan akademik. Justru semakin tinggi tingkat digitalisasi sebuah perguruan tinggi, semakin besar pula kebutuhan akan arsiparis yang kompeten dalam pengelolaan arsip elektronik, keamanan informasi, dan tata kelola data.
Profesi arsiparis di perguruan tinggi kini berada pada titik perubahan. Tuntutan kompetensi kian tinggi, ruang lingkup pekerjaan kian luas, dan peran strategisnya kian nyata. Yang masih perlu dikuatkan adalah pengakuan terhadap profesi ini, melalui peningkatan literasi kearsipan, dukungan kebijakan pimpinan, dan kolaborasi lintas unit kerja. Sudah saatnya arsiparis dipandang bukan sekadar penata dokumen, melainkan pengelola pengetahuan yang menjaga integritas informasi dan memori institusi. Perguruan tinggi yang ingin mewujudkan tata kelola unggul tidak cukup memiliki sistem informasi yang canggih; ia juga memerlukan arsiparis profesional yang memastikan setiap informasi memiliki nilai hukum, administratif, historis, dan akademik. Dengan begitu, dilema karier arsiparis sesungguhnya tidak terletak pada kurangnya profesionalisme, melainkan pada seberapa jauh organisasi mampu mengenali, menghargai, dan mengoptimalkan peran strategis profesi ini bagi kemajuan perguruan tinggi.
Referensi
Abbott, A. (1988). The system of professions: An essay on the division of expert labor. University of Chicago Press.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2019). Kajian kompetensi arsiparis era digital. ANRI.
Fajrina, F., Khoerunnisa, L., & Setiawati, L. (2025). Peran arsiparis dalam pengelolaan arsip di Universitas Pendidikan Indonesia. Abdi Pustaka: Jurnal Perpustakaan dan Kearsipan.
International Organization for Standardization. (2016). ISO 15489-1:2016 Information and documentation, Records management, Part 1: Concepts and principles. ISO.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 38 Tahun 2017 tentang Standar Kompetensi Jabatan Aparatur Sipil Negara.
Read, J., & Ginn, M. L. (2016). Records management (10th ed.). Cengage Learning.
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Setyawan, H., Priyanto, & Ratminto. (2019). Penyelenggaraan kearsipan di perguruan tinggi. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan.
