Dua Belas Tugas yang Menentukan Hidup dan Matinya Arsip di Setiap Unit Kerja

Nasib sebuah arsip sering kali tidak ditentukan di depot penyimpanan akhir, melainkan di meja kerja tempat arsip itu pertama kali lahir. Pengelolaan arsip yang baik merupakan salah satu fondasi pengelolaan perguruan tinggi yang akuntabel, transparan, dan berkelanjutan. Setiap dokumen yang tercipta dalam pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi memiliki nilai sebagai bukti kegiatan, sumber informasi, sekaligus memori institusi yang harus dikelola secara sistematis. Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, setiap pencipta arsip wajib menyelenggarakan pengelolaan arsip dinamis secara efektif, efisien, sistematis, utuh, dan berkesinambungan.

Pelaksanaan pengelolaan arsip itu bermula dari Unit Pengolah, yaitu unit kerja setingkat program studi, divisi, bagian, dan seksi yang menghasilkan serta menggunakan arsip dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Melalui pelaksanaan dua belas tugas utama, setiap fakultas, direktorat, biro, lembaga, pusat, maupun unit kerja lain berperan aktif menjaga kualitas penyelenggaraan kearsipan sejak arsip diciptakan hingga diserahkan sebagai arsip statis atau diusulkan untuk dimusnahkan. Unit Pengolah pun menjadi garda terdepan dalam siklus hidup arsip, sebab seluruh dokumen yang lahir dari kegiatan administrasi, akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, keuangan, kepegawaian, maupun kerja sama pertama kali dikelola di sini sebelum memasuki tahap penyusutan ke unit kearsipan yang lebih tinggi.

Pengelolaan arsip pada tingkat ini tidak hanya bertujuan menjaga ketersediaan informasi, tetapi juga menjamin dokumen yang sah dan autentik, mempercepat temu kembali informasi, mendukung pengambilan keputusan, memenuhi kebutuhan akuntabilitas penyelenggaraan pendidikan tinggi, serta menopang pengawasan internal maupun eksternal. Seluruh tugas tersebut mengacu pada berbagai regulasi nasional, antara lain Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, serta sejumlah Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia mengenai pengelolaan arsip dinamis, Jadwal Retensi Arsip, klasifikasi arsip, dan standar kompetensi kerja di bidang kearsipan. Dari kerangka itu lahir dua belas tugas utama yang berjalan berurutan mengikuti perjalanan arsip, mulai dari saat arsip diciptakan hingga saat arsip disusutkan.

Pertama, membuat dokumen atau berkas kerja. Setiap kegiatan menghasilkan arsip sebagai bukti pelaksanaan tugas, sehingga arsip harus dibuat lengkap, autentik, dan sesuai ketentuan tata naskah dinas serta peraturan kearsipan lain yang berlaku.

Kedua, menerima dokumen atau berkas kerja. Unit Pengolah menerima dokumen dari unit internal maupun eksternal, yang seluruhnya harus dicatat, diverifikasi, dan didisposisikan sesuai alur kewenangan agar tidak ada informasi yang hilang.

Ketiga, menyimpan berkas kerja atau arsip aktif. Dokumen yang telah masuk disimpan menggunakan sistem penataan berbasis klasifikasi arsip, sehingga mudah ditemukan kembali, aman dari kerusakan, dan terlindung dari akses yang tidak berwenang.

Keempat, memberkaskan arsip aktif. Arsip yang memiliki keterkaitan fungsi dan kegiatan dihimpun menjadi satu berkas sesuai klasifikasi agar pencarian lebih mudah dan penataan pada tahap lanjut lebih rapi.

Kelima, membuat daftar arsip aktif. Seluruh arsip yang telah diberkaskan didaftarkan sebagai instrumen pengendalian yang memuat identitas arsip, kurun waktu, klasifikasi, lokasi penyimpanan, dan keterangan pendukung lainnya.

Keenam, menata dan menyimpan arsip aktif. Setelah terdaftar, arsip ditata sesuai sistem unit kerja, baik berdasarkan klasifikasi, nomor, kronologi, maupun kombinasi beberapa metode, demi efisiensi pelayanan informasi.

Ketujuh, melaporkan berkas kerja atau arsip aktif. Daftar arsip dilaporkan kepada unit kearsipan yang lebih tinggi sebagai bagian dari pengendalian, sebaiknya setiap bulan dan dari pimpinan Unit Pengolah kepada pimpinan unit kearsipan penerima.

Kedelapan, mengalihmediakan arsip aktif. Seiring transformasi digital, arsip aktif konvensional yang memenuhi ketentuan dialihmediakan ke bentuk digital tanpa menghilangkan nilai autentik dan keabsahannya. Proses alih media ini mengacu pada ketentuan Arsip Nasional Republik Indonesia sekaligus menjadi upaya mitigasi risiko kehilangan informasi akibat kerusakan fisik.

Kesembilan, melayani peminjaman arsip aktif. Unit Pengolah menyediakan layanan peminjaman secara tertib melalui mekanisme pencatatan sehingga keberadaan setiap arsip selalu dapat dipantau dan dipertanggungjawabkan.

Kesepuluh, menyeleksi arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Secara berkala Unit Pengolah menilai apakah arsip masih memiliki nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah, atau sejarah, dan penilaian inilah yang menjadi dasar penyusutan.

Kesebelas, memindahkan arsip inaktif. Arsip yang frekuensi penggunaannya menurun dipindahkan ke unit kearsipan yang lebih tinggi disertai daftar arsip dan berita acara, dengan serah terima antarpimpinan, bukan antarstaf.

Kedua belas, mengidentifikasi dan menyerahkan arsip vital. Arsip yang bernilai sangat penting bagi kelangsungan operasional, perlindungan hak hukum, maupun keselamatan aset organisasi harus diidentifikasi sebagai arsip vital dan dikelola melalui program perlindungan khusus sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Kedua belas tugas tersebut bukan kegiatan yang berdiri sendiri, melainkan satu siklus pengelolaan arsip yang berlangsung berkesinambungan sejak kegiatan dimulai hingga penyusutan selesai. Implementasi yang konsisten akan menghasilkan arsip yang sah, autentik, utuh, terpercaya, mudah diakses, dan mampu menjadi alat bukti yang sah dalam tata kelola perguruan tinggi. Keberhasilan penyelenggaraan kearsipan pun bukan hanya tanggung jawab lembaga kearsipan pusat, melainkan tanggung jawab bersama seluruh Unit Pengolah sebagai pencipta arsip, sehingga dengan memahami dan menjalankannya secara konsisten seluruh arsip perguruan tinggi dapat dikelola secara profesional, akuntabel, dan sesuai standar yang berlaku.

Referensi

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2018). Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis. Jakarta: ANRI.

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2021). Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. Jakarta: ANRI.

Arsip Nasional Republik Indonesia. (n.d.). Peraturan tentang klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip, penyusutan arsip, dan pengelolaan arsip vital yang berlaku. Jakarta: ANRI.

Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Jakarta: Sekretariat Negara.

Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Jakarta: Sekretariat Negara.