Empat Jenjang Pengelolaan Arsip di Perguruan Tinggi sebagai Wujud Kepatuhan pada Undang-Undang Kearsipan
Struktur kearsipan yang lazim diterapkan di lingkungan perguruan tinggi menampilkan empat lapis organisasi, yaitu Unit Pengolah, Unit Kearsipan II, Unit Kearsipan I, dan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Susunan ini bukan sekadar diagram administratif yang dibuat sepihak oleh kampus, melainkan cerminan langsung dari amanat Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi. Kajian ini menelusuri rasionalitas di balik setiap jenjang tersebut, termasuk alur perpindahan arsip dan susunan tata kelola di tingkat Unit Kearsipan II, agar terlihat bahwa penjenjangan itu memang dirancang untuk menjaga arsip sepanjang siklus hidupnya.
Unit Pengolah menjadi titik awal seluruh rangkaian ini. Unit setingkat seksi, divisi, atau program studi tersebut mengelola arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 menempatkan unit ini sebagai pelaksana penciptaan, pemberkasan, dan penyimpanan arsip sebelum arsip tersebut disusutkan. Posisi Unit Pengolah pada dasar piramida struktur kearsipan konsisten dengan ketentuan itu, karena arsip memang lahir dan paling intensif dipakai justru pada level operasional yang paling dekat dengan kegiatan akademik dan administratif harian.
Ketika frekuensi penggunaan arsip menurun, arsip dipindahkan ke Unit Kearsipan II yang berkedudukan di tingkat kantor, lembaga, biro, direktorat, kantor daerah, atau fakultas. Unit ini mengelola arsip inaktif dengan masa retensi di bawah sepuluh tahun, sejalan dengan pembagian kewenangan yang diatur dalam peraturan ANRI tersebut. Penempatan Unit Kearsipan II pada level fakultas dan setara masuk akal karena volume arsip inaktif di lingkungan itu biasanya masih relatif terkendali sehingga cukup dikelola secara desentralisasi tanpa perlu langsung diserahkan ke unit kearsipan pusat.
Arsip yang retensinya mencapai sepuluh tahun atau lebih baru dipindahkan ke Unit Kearsipan I, yang berkedudukan di lembaga kearsipan tingkat universitas. Ketentuan Pasal 27 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mewajibkan setiap perguruan tinggi negeri membentuk arsip perguruan tinggi sebagai lembaga kearsipan yang menaungi fungsi ini. Setelah nilai kesejarahan sebuah arsip terverifikasi, arsip itu diakuisisi oleh Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi menjadi arsip statis. Jenjang bertingkat ini menghindarkan lembaga kearsipan pusat dari beban menampung seluruh arsip inaktif sekaligus, karena penyaringan nilai guna sudah dilakukan bertahap sejak level bawah.
Sebuah bagan alur pengelolaan arsip perguruan tinggi memperlihatkan satu hal yang menarik untuk dicermati, yaitu adanya dua jalur menuju Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Jalur pertama berjenjang penuh, dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan II, lalu ke Unit Kearsipan I, sebelum akhirnya diakuisisi menjadi arsip statis. Jalur kedua langsung menghubungkan Unit Kearsipan II dengan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi melalui akuisisi arsip statis. Secara rasional, jalur kedua ini masuk akal karena nilai kesejarahan sebuah arsip tidak selalu berbanding lurus dengan lamanya masa retensi. Sebuah dokumen dapat saja belum mencapai retensi inaktif sepuluh tahun di Unit Kearsipan II, namun sudah dinilai memiliki nilai guna kesejarahan yang layak diselamatkan lebih awal, sehingga proses akuisisi tidak perlu menunggu arsip itu terlebih dahulu singgah di Unit Kearsipan I.
Struktur organisasi pengelolaan arsip di Unit Kearsipan II umumnya digambarkan dalam dua versi bagan yang perlu dibaca sebagai satu kesatuan meskipun redaksinya berbeda. Satu bagan memuat jabatan generik, yaitu Pimpinan Unit Kerja sebagai penanggung jawab, Kepala Seksi Administrasi dan Sumber Daya sebagai ketua, serta Pengelola Arsip Unit Kearsipan II sebagai koordinator. Bagan lainnya menerapkan pola yang sama pada konteks fakultas, dengan Dekan atau Direktur sebagai penanggung jawab, Wakil Dekan atau Wakil Direktur II sebagai ketua, dan Kepala Seksi Administrasi Umum dan Sumber Daya sebagai koordinator. Kedua bagan sesungguhnya menggambarkan satu templat yang sama, hanya diterjemahkan berbeda sesuai nomenklatur jabatan di setiap jenis unit kerja.
Penempatan pimpinan tertinggi unit kerja sebagai penanggung jawab bukan formalitas kosong. Pasal 17 Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa unit kearsipan bertanggung jawab atas pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis, dan ketiga tindakan tersebut membawa konsekuensi hukum yang memerlukan otoritas pengambil keputusan tertinggi di unit kerja. Karena itu, Dekan, Direktur, atau pimpinan unit kerja setara ditempatkan sebagai penanggung jawab, sementara wakil pimpinan mengambil peran ketua yang mengawasi jalannya kegiatan sehari-hari, dan koordinator teknis menjalankan tugas operasional bersama Unit Pengolah Seksi maupun Unit Pengolah Divisi di bawahnya.
Susunan berjenjang seperti ini juga membagi beban kerja secara proporsional. Pimpinan tertinggi cukup terlibat pada keputusan strategis dan tanda tangan pertanggungjawaban, wakil pimpinan mengawal kebijakan pada tingkat manajerial, sedangkan koordinator dan unit pengolah di bawahnya menangani pekerjaan teknis harian seperti pemberkasan dan pemindahan arsip. Pembagian peran ini konsisten dengan prinsip bahwa arsip merupakan tanggung jawab kolektif seluruh jenjang organisasi, bukan hanya tugas petugas arsip semata.
Kesamaan struktur antara templat generik dan penerapannya di tingkat fakultas menunjukkan bahwa pola tata kelola kearsipan seperti ini dapat direplikasi ke berbagai unit kerja tanpa kehilangan konsistensi fungsi. Kejelasan jenjang dari Unit Pengolah hingga Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, disertai kejelasan siapa yang bertanggung jawab di setiap simpul, menempatkan penyelenggaraan kearsipan yang mengikuti model ini selaras dengan kerangka hukum nasional sekaligus dengan kebutuhan praktis pengelolaan arsip pada institusi pendidikan tinggi yang besar dan berlapis.
Referensi
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Republik Indonesia. (2011). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi.
Republik Indonesia. (2012).Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
