Kompetensi dan Tindakan, Penentu Kinerja Sumber Daya Manusia Kearsipan
Pembicaraan tentang sumber daya manusia (SDM) kearsipan sering kali berhenti pada satu pertanyaan, yaitu berapa banyak arsiparis yang dimiliki sebuah lembaga. Pertanyaan tersebut penting, tetapi tidak cukup untuk menjelaskan kinerja pengelolaan arsip. Kearsipan tidak berlangsung hanya di ruang kerja arsiparis. Arsip lahir dari kegiatan organisasi, dikelola oleh unit pengolah, dipindahkan dan dikendalikan melalui unit kearsipan II, kemudian dipelihara dan dimanfaatkan sesuai dengan nilai gunanya di LKPT sebagai arsip statis. Karena itu, SDM kearsipan harus dipahami sebagai ekosistem manusia yang terlibat dalam penciptaan, pengelolaan, pengamanan, penyusutan, pemanfaatan, dan pembinaan arsip.
Kerangka hukum kearsipan sendiri memberikan dasar yang jelas untuk pandangan tersebut. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa pengembangan SDM kearsipan terdiri atas arsiparis dan SDM yang memiliki kompetensi serta profesionalitas di bidang kearsipan (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009, Pasal 30 ayat (1)). Ketentuan ini penting karena menempatkan arsiparis sebagai bagian dari SDM kearsipan, bukan sebagai satu-satunya unsur di dalamnya. Undang-undang juga menegaskan bahwa unit kearsipan harus dipimpin oleh SDM yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009, Pasal 29).
Dengan demikian, status sebagai arsiparis tidak otomatis menjadi ukuran tunggal kinerja pengelolaan arsip. Jabatan fungsional arsiparis memiliki kedudukan dan kompetensi profesional yang penting. ANRI menjelaskan bahwa Jabatan Fungsional Arsiparis memiliki ruang lingkup tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Namun, penyelenggaraan kearsipan tetap membutuhkan keterlibatan SDM lain yang bekerja pada unit pengolah, unit kearsipan, pimpinan unit kerja, serta unsur pendukung lainnya (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2025). Arsiparis memiliki peran profesional yang spesifik, tetapi keberhasilan sistem kearsipan tidak dapat dibebankan kepadanya seorang diri.
Arsip justru paling awal berada di tangan orang yang menjalankan kegiatan substantif organisasi. Pegawai yang menyusun surat, membuat laporan, mengelola kontrak, melaksanakan kegiatan akademik, melakukan pengadaan, menangani keuangan, mengelola kepegawaian, atau menjalankan pelayanan publik pada saat yang sama sedang menciptakan arsip. Mereka memiliki peran langsung dalam menentukan apakah arsip tercipta secara lengkap, terekam secara tepat, diberkaskan secara tertib, mudah ditemukan kembali, dan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam konteks ini, pemahaman terhadap arsip tidak seharusnya dianggap hanya sebagai urusan orang yang memiliki jabatan arsiparis.
Kompetensi kearsipan juga tidak berhenti pada label jabatan. Seseorang yang bukan arsiparis dapat memiliki pemahaman kearsipan yang baik apabila ia mau belajar, memahami peraturan perundang-undangan, mengikuti pendidikan atau pelatihan, membaca pedoman, berkonsultasi dengan pengelola kearsipan, dan menerapkan pengetahuan tersebut dalam pekerjaan. Sebaliknya, status sebagai arsiparis pun tidak boleh menjadi alasan untuk berhenti mengembangkan kompetensi. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2017 menempatkan pengembangan SDM kearsipan sebagai bagian dari upaya peningkatan mutu dan manajemen kinerja SDM kearsipan. Arah tersebut menunjukkan bahwa kompetensi harus terus dikembangkan sesuai kebutuhan penyelenggaraan kearsipan (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2017).
Pemahaman terhadap peraturan menjadi bagian penting dari kompetensi tersebut. Kearsipan memiliki konsekuensi administratif, hukum, informasional, dan kelembagaan. Penentuan klasifikasi arsip, pemberkasan, penggunaan Jadwal Retensi Arsip, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan, penyerahan arsip statis, pengamanan, akses, dan autentikasi tidak dapat dilakukan hanya berdasarkan kebiasaan. Setiap tindakan perlu memiliki dasar dan prosedur yang dapat dipertanggungjawabkan. Karena itu, SDM yang bekerja dengan arsip perlu memiliki kemauan untuk memahami Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, serta peraturan ANRI yang relevan dengan tugasnya.
Pada titik ini, persoalan SDM kearsipan bukan sekadar siapa yang berbicara paling banyak tentang arsip, melainkan siapa yang bersedia bekerja untuk memperbaiki arsip. Pengetahuan yang hanya berhenti pada diskusi tidak menghasilkan perubahan. Pemahaman tentang pentingnya arsip harus terlihat dalam tindakan nyata, seperti memberkaskan dokumen secara benar, menggunakan klasifikasi arsip, menerapkan retensi, memindahkan arsip sesuai prosedur, menjaga keamanan informasi, melakukan pencatatan, serta memastikan arsip dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan. Kinerja kearsipan lahir dari kebiasaan kerja yang konsisten, bukan dari banyaknya pernyataan tentang pentingnya arsip.
Tindakan nyata juga membutuhkan pembagian tanggung jawab yang jelas. Pimpinan memiliki peran dalam menetapkan arah, menyediakan dukungan, dan memastikan kearsipan menjadi bagian dari pekerjaan organisasi. Unit kearsipan berperan mengoordinasikan penyelenggaraan kearsipan, memberikan pembinaan, melakukan pemantauan, dan memastikan prosedur berjalan. Unit pengolah bertanggung jawab terhadap arsip yang tercipta dari pelaksanaan tugasnya. Arsiparis menjalankan fungsi profesional sesuai kompetensi dan kewenangannya. Sementara itu, setiap pegawai yang menciptakan atau menggunakan arsip memiliki tanggung jawab untuk memperlakukan arsip sesuai ketentuan. Peran tersebut saling menguatkan dan tidak dapat digantikan oleh satu unsur saja.
Cara pandang ini juga penting ketika lembaga melakukan penilaian kinerja kearsipan. Nilai yang rendah tidak selalu dapat dijelaskan hanya dengan mengatakan bahwa jumlah arsiparis kurang. Demikian pula nilai yang baik tidak otomatis muncul hanya karena sebuah unit memiliki arsiparis. Penilaian perlu diarahkan untuk melihat bagaimana seluruh unsur bekerja, apakah kebijakan diterapkan, apakah unit pengolah menjalankan kewajibannya, apakah unit kearsipan melakukan pembinaan, apakah pimpinan memberikan dukungan, dan apakah pegawai memiliki kebiasaan kerja yang sesuai dengan prinsip kearsipan. Dengan demikian, hasil penilaian dapat menjadi dasar untuk memperbaiki sistem kerja secara lebih tepat.
Penguatan SDM kearsipan karena itu perlu bergerak dari pendekatan berbasis status menuju pendekatan berbasis kompetensi dan tindakan. Lembaga perlu membangun budaya belajar, menyediakan akses terhadap pendidikan dan pelatihan, memperkuat pembinaan di unit pengolah, membuka ruang konsultasi, serta mendorong setiap pegawai memahami arsip yang tercipta dari pekerjaannya. Arsiparis tetap memiliki posisi strategis sebagai tenaga profesional dan penggerak pengetahuan kearsipan, tetapi perannya akan semakin kuat apabila didukung oleh lingkungan kerja yang memahami dan menjalankan kearsipan secara bersama-sama.
Kearsipan tidak akan menjadi tertib hanya karena ada arsiparis. Kearsipan juga tidak akan menjadi baik hanya karena banyak orang mengetahui istilah-istilah kearsipan. Kinerja pengelolaan arsip ditentukan oleh kompetensi yang diterapkan dalam pekerjaan dan tindakan yang dilakukan secara konsisten. Siapa pun yang terlibat dalam penciptaan dan pengelolaan arsip perlu memiliki kemauan untuk belajar, memahami aturan, dan bekerja untuk arsip. Dari sanalah SDM kearsipan berkembang sebagai kekuatan bersama, bukan sekadar sebagai identitas jabatan.
Referensi
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2017). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2017 tentang Grand Design Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2025, 10 Juni). Jabatan Fungsional Arsiparis.
Pemerintah Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
