Menelusuri Jejak untuk Menyelamatkan Ingatan

Tidak semua arsip yang bernilai sejarah berada di ruang penyimpanan lembaga kearsipan. Sebagian masih berada di lingkungan pencipta arsip, tersebar di unit kerja, tersimpan di pusat arsip, atau bahkan berada pada perseorangan yang pernah menciptakan, menerima, menggunakan, atau menyimpan arsip tersebut.

Di sinilah persoalan penelusuran arsip statis bermula.

Ketika sebuah arsip belum ditemukan, persoalannya bukan semata-mata tentang di mana arsip itu berada. Ada pertanyaan yang lebih mendasar. Siapa yang menciptakannya? Untuk kegiatan apa arsip tersebut dibuat? Siapa yang pernah menggunakannya? Siapa yang mungkin menyimpannya? Bagaimana perjalanan arsip tersebut hingga akhirnya tidak lagi berada di tempat yang diketahui?

Dengan demikian, menelusuri arsip bukan sekadar mencari dokumen. Penelusuran merupakan upaya menemukan kembali rekam jejak yang masih tersebar agar arsip yang memiliki nilai kesejarahan dapat diselamatkan, dilestarikan, dan dimanfaatkan.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2011 tentang Pedoman Penelusuran Arsip Statis di Lingkungan Pencipta Arsip memberikan pedoman bagi lembaga kearsipan dalam melakukan penelusuran arsip statis yang masih berada di lingkungan pencipta arsip. Dalam konsiderannya ditegaskan bahwa dalam rangka akuisisi arsip statis perlu dilakukan monitoring oleh lembaga kearsipan melalui kegiatan penelusuran arsip statis yang memiliki potensi sebagai arsip statis di lingkungan pencipta arsip (Perka ANRI 29, 2011).

Pemahaman ini penting karena arsip statis bukan sekadar arsip lama yang sudah tidak digunakan. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang memiliki nilai sebagai sumber informasi dan bukti perjalanan suatu organisasi (UU RI 43, 2009). Karena itu, ketika arsip yang memiliki nilai kesejarahan belum ditemukan, sesungguhnya yang sedang kita hadapi bukan hanya arsip yang belum diketahui keberadaannya. Kita juga sedang berhadapan dengan bagian dari ingatan organisasi yang belum berhasil ditemukan.

Bayangkan sebuah universitas yang telah berdiri selama puluhan tahun. Berbagai keputusan telah dibuat, program dilaksanakan, penelitian dilakukan, pembangunan diselenggarakan, kerja sama dibangun, dan ribuan orang telah menjadi bagian dari perjalanan institusi tersebut. Sebagian dari mereka telah pensiun, berpindah tempat, atau bahkan telah tiada. Namun, jejak dari perjalanan itu seharusnya masih dapat ditemukan.

Pertanyaannya, di mana jejak tersebut berada?

Mungkin berada di unit kearsipan. Mungkin masih tersimpan di unit pengolah yang dahulu menciptakannya. Mungkin berada pada pimpinan atau pejabat yang pernah bertanggung jawab. Bahkan mungkin tersimpan pada seseorang yang secara pribadi pernah menerima atau menyimpan arsip tersebut.

Keberadaan arsip yang tersebar seperti itu menunjukkan bahwa penelusuran membutuhkan pemahaman terhadap lingkungan tempat arsip tersebut diciptakan dan disimpan. Arsip tidak lahir begitu saja. Ia tercipta dari fungsi dan kegiatan organisasi, berkaitan dengan orang yang menjalankan tugas, serta mengikuti perjalanan organisasi dari waktu ke waktu.

Karena itu, arsiparis perlu memahami organisasi yang ditelusurinya.

Pedoman Penelusuran Arsip Statis menempatkan pemahaman yang memadai mengenai kearsipan, penguasaan teknik penelusuran arsip statis, penguasaan fungsi dan tugas serta sejarah atau riwayat pencipta arsip sebagai bagian dari kompetensi yang diperlukan dalam melaksanakan penelusuran (Perka ANRI 29, 2011). Dengan pemahaman tersebut, arsiparis tidak hanya mencari berdasarkan nama dokumen, tetapi juga berusaha memahami bagaimana sebuah arsip mungkin tercipta, siapa yang menciptakan, untuk kegiatan apa arsip tersebut digunakan, dan ke mana arsip tersebut mungkin berpindah.

Hal ini menunjukkan bahwa penelusuran arsip sesungguhnya merupakan pekerjaan yang membutuhkan kemampuan membaca konteks. Sebuah arsip tidak berdiri sendiri. Ia lahir dari suatu kegiatan, diciptakan atau diterima oleh pihak tertentu, berkaitan dengan fungsi dan tugas tertentu, serta berada dalam perjalanan organisasi yang terus mengalami perubahan.

Ketika kita memahami perjalanan sebuah organisasi, kita akan lebih mudah memperkirakan jejak arsip yang mungkin ditinggalkannya.

Di sinilah penelusuran menjadi menarik. Kadang-kadang, yang harus dicari terlebih dahulu bukan arsipnya, melainkan orang yang mengetahui arsip tersebut.

Seseorang mungkin mengetahui siapa yang pernah menciptakan sebuah arsip. Orang lain mungkin mengetahui di mana arsip tersebut pernah disimpan. Ada pula yang mengetahui peristiwa yang melatarbelakangi terciptanya arsip, atau bahkan mengetahui bahwa arsip lain pernah dibuat tetapi keberadaannya tidak lagi diketahui.

Karena itu, penelusuran arsip dapat membawa arsiparis berhadapan dengan manusia dan ingatan mereka.

Pada titik inilah wawancara mendalam menjadi penting. Pedoman Penelusuran Arsip Statis memasukkan penguasaan wawancara mendalam atau depth interview sebagai salah satu kompetensi yang diperlukan arsiparis dalam melaksanakan penelusuran (ANRI, 2011). Wawancara dalam konteks ini dapat digunakan untuk menggali informasi yang membantu mengidentifikasi keberadaan dan perjalanan arsip, khususnya ketika penelusuran berkaitan dengan pencipta atau pemilik arsip perseorangan.

Ketentuan tersebut memberikan pemahaman yang menarik. Penelusuran arsip bukan hanya pekerjaan menemukan benda yang disebut arsip, tetapi juga menggali informasi tentang perjalanan arsip tersebut.

Informasi dari seseorang dapat menjadi petunjuk awal untuk menemukan arsip yang belum diketahui keberadaannya. Melalui wawancara, arsiparis dapat memperoleh informasi tentang siapa pencipta atau pemilik arsip, bagaimana arsip tercipta, di mana arsip pernah disimpan, serta siapa lagi yang mungkin mengetahui keberadaannya.

Namun, wawancara bukan berarti menggantikan arsip.

Ingatan manusia memiliki keterbatasan. Informasi yang disampaikan seseorang dapat tidak lengkap, berubah karena perjalanan waktu, atau dipengaruhi oleh pengalaman dan sudut pandang pribadi. Karena itu, informasi yang diperoleh melalui wawancara perlu ditempatkan sebagai bagian dari proses penelusuran dan, bila memungkinkan, dihubungkan dengan arsip atau sumber informasi lainnya.

Dengan demikian, wawancara dapat menjadi jalan untuk menemukan jejak, sementara arsip menjadi salah satu sumber yang membantu menjelaskan jejak tersebut.

Di sinilah pekerjaan penelusuran menjadi lebih kompleks. Peraturan dapat memberikan pedoman mengenai apa yang harus dilakukan, tetapi ketika arsiparis berada di lapangan, ia berhadapan dengan manusia yang memiliki pengalaman, ingatan, kepentingan, perasaan, dan pertimbangan masing-masing.

Tidak semua penelusuran berjalan lurus. Ada orang yang sulit dihubungi. Ada calon pengkisah yang belum bersedia memberikan informasi. Ada orang yang mengetahui sebuah peristiwa tetapi tidak mengetahui keberadaan arsipnya. Ada pula orang yang memiliki arsip, tetapi belum menyadari bahwa arsip tersebut memiliki nilai bagi sejarah organisasi.

Situasi seperti ini menunjukkan bahwa penelusuran arsip tidak cukup hanya mengandalkan kemampuan teknis. Arsiparis juga membutuhkan kemampuan berkomunikasi dan membangun kepercayaan.

Dalam kondisi tertentu, arsiparis perlu mengetahui kapan harus bertanya, kapan harus mendengarkan, dan kapan harus memberikan kesempatan kepada seseorang untuk mengingat kembali pengalaman masa lalunya. Tidak berarti arsiparis harus menjadi ahli psikologi. Namun, penelusuran mengajarkan bahwa memahami manusia merupakan bagian penting ketika pekerjaan kearsipan bersentuhan langsung dengan sumber informasi dan pemilik arsip.

Sebab, sebelum menemukan arsip, terkadang arsiparis harus terlebih dahulu menemukan jalan agar seseorang bersedia membuka informasi tentang arsip tersebut.

Sebuah wawancara dapat menghasilkan informasi yang tampak sederhana.

“Dokumen itu dulu disimpan oleh Pak A.”

“Foto kegiatan tersebut sepertinya masih ada di rumah Bu B.”

“Setelah kegiatan itu, semua berkas dibawa ke bagian sekretariat.”

Bagi orang lain, kalimat-kalimat tersebut mungkin hanya merupakan bagian dari percakapan. Bagi arsiparis, informasi tersebut dapat menjadi petunjuk penelusuran.

Dari satu nama, penelusuran dapat bergerak kepada orang berikutnya. Dari satu lokasi, penelusuran dapat mengarah kepada tempat penyimpanan yang lain. Dari sebuah cerita tentang suatu kegiatan, arsiparis dapat memperkirakan jenis arsip yang mungkin tercipta dari kegiatan tersebut.

Dengan demikian, penelusuran dapat berkembang seperti rangkaian jejak. Informasi menghasilkan petunjuk. Petunjuk mengarahkan penelusuran. Penelusuran membawa arsiparis kepada sumber lain. Dari sumber tersebut mungkin ditemukan arsip yang selama ini belum diketahui keberadaannya.

Di sinilah sejarah lisan dan penelusuran arsip dapat saling berhubungan. Sejarah lisan memberikan ruang untuk menggali pengalaman dan informasi dari mereka yang pernah mengalami atau mengetahui suatu peristiwa. Sementara itu, penelusuran arsip berusaha menemukan rekam jejak yang berkaitan dengan peristiwa tersebut.

Keduanya tidak harus dipertentangkan. Justru, dalam situasi tertentu, keduanya dapat saling melengkapi.

Penelusuran juga tidak berhenti ketika arsip berhasil ditemukan. Hasil penelusuran menjadi dasar untuk menentukan tindak lanjut sesuai dengan kondisi dan status arsip. Dalam kerangka Perka ANRI Nomor 29 Tahun 2011, penelusuran ditempatkan dalam rangka monitoring untuk mendukung akuisisi arsip statis (Perka ANRI 29, 2011). Dengan demikian, penelusuran menjadi salah satu jalan yang menghubungkan keberadaan arsip yang masih tersebar dengan upaya penyelamatan dan pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipan.

Tujuan akhirnya bukan sekadar menambah jumlah arsip yang dikelola lembaga kearsipan. Yang lebih penting adalah memastikan bahwa arsip yang memiliki nilai bagi perjalanan organisasi dan masyarakat tidak hilang sebelum sempat diselamatkan.

Pada akhirnya, yang kita cari dalam penelusuran bukan hanya sebuah dokumen. Kita sedang mencari bagian dari perjalanan yang mungkin belum tercatat dengan baik dalam memori organisasi.

Sebuah foto dapat memperlihatkan siapa yang hadir dalam sebuah peristiwa. Sebuah surat dapat menunjukkan keputusan yang pernah dibuat. Sebuah laporan dapat menjelaskan kegiatan yang pernah dilaksanakan. Sebuah rekaman dapat memperlihatkan suasana yang tidak lagi dapat kita saksikan secara langsung.

Namun, di balik setiap arsip terdapat konteks yang membuatnya memiliki makna.

Ketika rekam jejak tersebut hilang, yang hilang bukan hanya benda atau informasi. Yang hilang dapat menjadi bagian dari cerita organisasi yang tidak lagi dapat kita pahami secara utuh.

Karena itu, penelusuran arsip statis sesungguhnya merupakan bagian dari upaya menjaga kesinambungan memori. Arsip yang ditemukan bukan hanya menjadi tambahan bagi khazanah lembaga kearsipan, tetapi juga menjadi sumber untuk memahami kembali perjalanan organisasi, masyarakat, dan berbagai peristiwa yang pernah terjadi.

Mungkin selama ini penelusuran arsip dipandang sebagai pekerjaan yang dilakukan ketika arsip tidak ditemukan. Padahal, jika dilihat lebih dalam, penelusuran merupakan pekerjaan untuk menemukan kembali sesuatu yang penting sebelum terlambat untuk diselamatkan.

Ada arsip yang kita ketahui keberadaannya. Ada arsip yang kita tahu pernah ada, tetapi tidak lagi mengetahui di mana keberadaannya. Dan mungkin ada pula arsip yang keberadaannya belum kita ketahui karena kita belum menemukan orang, tempat, atau informasi yang dapat membawa kita kepada jejak tersebut.

Di sinilah peran arsiparis menjadi penting.

Arsiparis tidak hanya mengelola arsip yang sudah berada di hadapannya. Dalam penelusuran, arsiparis juga berusaha menemukan jejak yang belum sampai ke hadapan lembaga kearsipan.

Untuk menemukan jejak itu, arsiparis perlu membaca organisasi, memahami sejarahnya, mengikuti alur penciptaan arsip, menelusuri orang-orang yang pernah terlibat, dan mendengarkan mereka yang masih menyimpan ingatan tentang masa lalu.

Pada akhirnya, penelusuran arsip statis bukan sekadar kegiatan mencari. Penelusuran adalah ikhtiar menemukan kembali memori yang masih tersebar.

Memori itu mungkin berada dalam sebuah ruangan, dalam sebuah kotak, dalam komputer lama, dalam koleksi pribadi, atau bahkan dalam ingatan seseorang yang pernah menjadi bagian dari perjalanan organisasi.

Ketika jejak itu berhasil ditemukan dan diselamatkan, kita tidak hanya mendapatkan arsip. Kita mendapatkan kesempatan untuk memahami kembali perjalanan yang pernah ditempuh, menjaga pengetahuan yang telah dibangun, dan mewariskan bagian penting dari masa lalu kepada generasi berikutnya.

Referensi

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2011). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2011 tentang Pedoman Penelusuran Arsip Statis di Lingkungan Pencipta Arsip.

Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.