Mengenal Arsip dan Cara Mengidentifikasinya dalam Pekerjaan Sehari-hari

Setiap pegawai, tanpa kecuali, berhadapan dengan dokumen dalam pekerjaannya sehari-hari. Surat dinas, laporan kegiatan, notulen rapat, kontrak kerja sama, hingga foto dokumentasi hadir sebagai bagian dari rutinitas kerja. Namun di balik tumpukan dokumen itu tersembunyi satu pertanyaan mendasar yang sering diabaikan, yaitu mana yang harus dikelola sebagai arsip dan mana yang tidak. Salah memilah berarti salah mengelola, dan salah mengelola berarti organisasi kehilangan bukti pertanggungjawabannya sendiri (Millar, 2017).

Persoalannya, banyak pegawai menyamakan semua dokumen sebagai arsip, atau sebaliknya menganggap arsip hanya kertas lama yang menumpuk di gudang. Kedua pandangan itu sama-sama keliru. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mendefinisikan arsip secara spesifik sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, maupun perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Republik Indonesia, 2009). Definisi itu memberi batas yang jelas antara arsip dan dokumen lain, sehingga memahami apa itu arsip dan cara mengidentifikasinya menjadi kompetensi dasar yang perlu dimiliki setiap pegawai, bukan hanya petugas kearsipan.

Arsip sering disamakan dengan dokumen, padahal keduanya tidak identik. Dokumen adalah segala bentuk rekaman tertulis atau tercetak yang memuat informasi dan dapat digunakan sebagai bukti atau rujukan, dengan cakupan luas yang meliputi buku, majalah, brosur, laporan tahunan, sampai poster informasi. Arsip adalah bagian dari dokumen, tetapi tidak semua dokumen adalah arsip (Read & Ginn, 2010). Perbedaan mendasarnya terletak pada konteks kelahiran. Arsip lahir secara organik dari pelaksanaan fungsi dan tugas resmi organisasi, bukan untuk disebarkan kepada publik, melainkan sebagai bukti bahwa suatu kegiatan, transaksi, atau keputusan benar-benar terjadi. Surat keputusan pengangkatan pegawai adalah arsip karena lahir dari pelaksanaan fungsi kepegawaian, sedangkan brosur promosi dari pihak luar bukan arsip karena tidak lahir dari tugas resmi (Millar, 2017). Pemahaman ini penting agar organisasi tidak terjebak pada dua kesalahan yang sama-sama merugikan, yaitu menyimpan semua dokumen tanpa seleksi sehingga sistem penyimpanan membengkak, atau membuang dokumen yang sebenarnya arsip bernilai tinggi karena tidak mengenalinya. Saffady (2011) mengingatkan bahwa ketidakmampuan membedakan arsip dari dokumen lain adalah salah satu sumber utama kekacauan dalam pengelolaan informasi organisasi.

Kekeliruan itu makin sering terjadi karena empat istilah kerap tertukar, padahal masing-masing memiliki ranah berbeda, yaitu dokumen, arsip, bahan pustaka, dan koleksi museum. Dokumen adalah payung yang paling luas, mencakup segala rekaman informasi tertulis maupun tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti atau rujukan, dari buku dan majalah hingga katalog dan laporan tahunan (Read & Ginn, 2010). Arsip adalah bagian dokumen yang lahir organik dari fungsi resmi organisasi, dan memiliki tiga karakteristik utama. Pertama, arsip bukan hanya surat, melainkan semua rekaman dalam berbagai media, mulai dari tulisan, gambar, dan peta, sampai rekaman suara, video, dan data elektronik. Kedua, arsip dibuat atau diterima dalam konteks kegiatan resmi. Ketiga, arsip memiliki nilai guna yang perlu dipertanggungjawabkan, baik secara administratif, hukum, keuangan, ilmiah, maupun sejarah. Sementara itu, bahan pustaka adalah dokumen yang dipublikasikan untuk dibaca umum sebagai rujukan atau pembelajaran, dan koleksi museum adalah benda bersejarah serta artefak budaya yang bernilai kolektif, bukan rekaman kegiatan administratif (Millar, 2017). Perbedaan keempatnya dapat diringkas dalam satu prinsip, yaitu dokumen diciptakan untuk berbagai tujuan informasi, arsip lahir sebagai bukti kegiatan organisasi, bahan pustaka dikurasi untuk pembelajaran, dan koleksi museum dilestarikan untuk tujuan budaya (Franks, 2018).

Setelah batas antaristilah jelas, mengidentifikasi arsip sebenarnya tidak rumit karena dapat dibantu tiga pertanyaan kunci. Pertanyaan pertama adalah apakah dokumen dibuat atau diterima dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi resmi. Surat dinas, notulen rapat, laporan kegiatan, dan kontrak memenuhinya, sedangkan brosur promosi di luar konteks tugas tidak (Read & Ginn, 2010). Pertanyaan kedua adalah apakah dokumen memiliki nilai guna yang perlu dipertanggungjawabkan. Koran harian yang dibaca sebagai informasi umum bukan arsip, tetapi koran yang memuat pengumuman lelang resmi organisasi adalah bukti kegiatan yang harus dikelola sebagai arsip karena mengandung nilai pertanggungjawaban (Franks, 2018). Pertanyaan ketiga adalah apakah dokumen merupakan rekaman yang autentik dengan konteks yang jelas tentang siapa yang membuat, kapan, dan dalam rangka kegiatan apa. Dokumen asli yang ditandatangani pejabat berwenang memenuhinya, sedangkan fotokopi tanpa konteks yang dapat diverifikasi tidak. Jika ketiga pertanyaan dijawab ya, dokumen itu adalah arsip dan wajib dikelola sesuai ketentuan, dari penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, hingga penyusutan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip yang ditetapkan organisasi (Republik Indonesia, 2009).

Dengan demikian, arsip bukan sekadar tumpukan kertas lama yang menunggu dimusnahkan, melainkan rekaman autentik dari aktivitas organisasi yang memiliki nilai pertanggungjawaban dan harus dikelola secara sistematis. Pengelolaan yang baik dimulai dari kemampuan setiap pegawai mengenali mana yang arsip dan mana yang bukan, jauh sebelum dokumen sampai ke tangan petugas kearsipan. Pada kegiatan sidang akhir mahasiswa, misalnya, arsip yang harus dikelola bukan hanya surat-menyuratnya, tetapi juga berkas pendaftaran, penugasan panitia, berita acara, undangan, daftar hadir, notulen rapat, hingga surat keputusan yang dihasilkan. Setiap pegawai yang menciptakan surat, menyusun laporan, atau menerima dokumen resmi adalah aktor utama dalam rantai pengelolaan arsip, dan organisasi yang pegawainya memahami hal ini akan lebih mudah menjaga ketertiban, akuntabilitas, serta kesiapan menghadapi audit kapan pun dibutuhkan.

Referensi

Franks, P. C. (2018). Records and information management (2nd ed.). ALA Neal-Schuman.

Millar, L. A. (2017). Archives: Principles and practices (2nd ed.). ALA Neal-Schuman.

Read, J., & Ginn, M. L. (2010). Records management (8th ed.). Cengage Learning.

Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Saffady, W. (2011). Records and information management: Fundamentals of professional practice (2nd ed.). ARMA International.