Menjaga Jejak Sejarah Perguruan Tinggi melalui Inventarisasi Arsip Foto
Di gudang penyimpanan, lemari arsip, atau bahkan laci meja kerja di banyak perguruan tinggi, tersimpan ribuan lembar foto yang merekam perjalanan institusi, mulai dari momen wisuda pertama, kunjungan tokoh penting, pembangunan gedung kampus, hingga kegiatan mahasiswa dari dekade ke dekade. Sayangnya, sebagian besar arsip foto ini masih tersimpan sebagai tumpukan tanpa keterangan yang memadai, tidak diketahui kapan diambil, siapa yang terlibat, atau dalam rangka apa peristiwa itu terjadi. Padahal, sebagaimana arsip tekstual, arsip foto merupakan arsip statis yang wajib dikelola oleh lembaga kearsipan agar tetap autentik dan dapat diakses, sesuai amanat Pasal 1 dan Pasal 12 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Republik Indonesia, 2009). Tanpa inventarisasi arsip foto, tumpukan foto ini berisiko kehilangan makna sejarahnya dan akhirnya tidak lebih dari kumpulan gambar tak bertuan.
Proses pengelolaan arsip foto bermula dari inventarisasi, yaitu kegiatan sistematis untuk mendata, mendeskripsikan, dan menata arsip sehingga setiap lembar memiliki identitas yang jelas, mulai dari peristiwa atau kegiatan yang direkam, kurun waktu pengambilan, tempat, tokoh yang terlibat, hingga kondisi fisik arsip. Tahap ini menentukan sebelum arsip foto dapat diolah lebih lanjut menjadi sarana bantu penemuan kembali seperti daftar arsip, inventaris, atau guide arsip. Arsip Nasional Republik Indonesia, selanjutnya disingkat ANRI, menegaskan bahwa pengolahan arsip foto berpedoman pada dua regulasi utama, yaitu Peraturan Kepala ANRI Nomor 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis (ANRI, 2011c) dan Peraturan ANRI Nomor 14 Tahun 2018 tentang Standar Deskripsi Arsip Statis (ANRI, 2018). Kedua regulasi ini menjadi acuan arsiparis dalam mendeskripsikan arsip foto agar hasilnya tersaji dalam bentuk finding aids yang dapat digunakan masyarakat. Elemen deskripsi yang perlu dicatat mencakup peristiwa atau kegiatan, uraian deskripsi arsip, kurun waktu, tempat, dan tokoh yang tampak dalam foto, sehingga setiap lembar foto dapat ditelusuri kembali secara akurat di kemudian hari.
Selain pedoman deskripsi, ANRI juga menetapkan standar elemen data melalui Peraturan Kepala ANRI Nomor 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk Sistem Informasi Kearsipan Nasional (ANRI, 2011a). Standar ini memastikan metadata arsip foto yang dihasilkan oleh perguruan tinggi dapat terintegrasi dan saling dipertukarkan dengan simpul-simpul jaringan kearsipan lain di tingkat nasional, sejalan dengan kerangka Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 (Republik Indonesia, 2012).
Tantangan lain muncul ketika arsip foto berpindah dari bentuk fisik ke digital. Sebagai bagian dari arsip audiovisual, foto memiliki karakteristik yang berbeda dari arsip kertas biasa dan rentan mengalami kerusakan akibat kondisi iklim tropis Indonesia yang bersuhu tinggi dan lembap, padahal kelestarian arsip foto idealnya membutuhkan suhu penyimpanan di bawah 18 derajat Celsius dengan kelembapan maksimal 55 persen. Untuk menjawab tantangan ini, ANRI menerbitkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis (ANRI, 2011b), yang mengatur penanganan, penyimpanan, hingga reproduksi arsip media kertas dan audiovisual agar informasi yang terkandung di dalamnya tidak hilang seiring waktu.
Tantangan berikutnya muncul ketika arsip foto lama, yang umumnya berbentuk cetak atau negatif film, perlu dialihmediakan ke dalam format digital. Proses digitalisasi ini tidak berhenti pada pemindaian semata, melainkan harus disertai pengelolaan arsip elektronik yang taat kaidah, sebagaimana diatur dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik (ANRI, 2021). Regulasi ini mengatur preservasi digital, termasuk kegiatan pencadangan atau backup dan pemindahan arsip elektronik ke media penyimpanan baru atau refreshing, agar arsip foto digital tetap dapat diakses meskipun teknologi terus berkembang dan format penyimpanan lama menjadi usang.
Tanggung jawab menata arsip foto ini melekat pada setiap perguruan tinggi sebagai simpul jaringan dalam ekosistem SIKN dan JIKN. Unit kearsipan perguruan tinggi memikul tanggung jawab untuk mendata dan mengelola arsip fotonya sendiri, termasuk arsip yang tersebar di fakultas, unit kerja, humas, hingga koleksi pribadi pimpinan kampus dari masa ke masa. Tanpa koordinasi yang baik, arsip foto semacam ini mudah tercecer, rusak, atau bahkan hilang ketika terjadi pergantian kepemimpinan maupun renovasi gedung. Inventarisasi arsip foto yang dilakukan secara terstruktur memungkinkan perguruan tinggi menyusun daftar arsip statis yang lengkap, sekaligus menjadi dasar untuk memilah foto mana yang memiliki nilai guna sekunder sebagai bukti sejarah institusi dan mana yang dapat disusutkan.
Lebih dari sekadar kepatuhan administratif, kegiatan ini membawa makna yang lebih dalam. Foto-foto yang semula hanya berupa tumpukan tanpa keterangan, setelah diinventarisasi dan dideskripsikan, berubah menjadi narasi visual yang runtut tentang perjalanan sebuah institusi, mulai dari wajah kampus di masa awal berdirinya, tokoh-tokoh yang membangunnya, hingga peristiwa penting yang membentuk identitasnya hari ini. Arsip foto yang terkelola dengan baik memberi civitas akademika dan generasi mendatang akses untuk melihat, memahami, dan merasa terhubung dengan sejarah institusi tempat mereka belajar dan bekerja, sesuatu yang tidak dapat digantikan sepenuhnya oleh catatan tertulis.
Sejumlah langkah strategis dapat ditempuh perguruan tinggi untuk mewujudkan inventarisasi arsip foto yang optimal, sebagaimana dijelaskan dalam publikasi resmi ANRI mengenai tahapan deskripsi dan penataan arsip foto (ANRI, 2025). Langkah pertama, membentuk tim atau menugaskan arsiparis yang memiliki kompetensi khusus dalam pengolahan arsip audiovisual, mengingat penanganan foto berbeda dari arsip tekstual. Langkah kedua, menyusun deskripsi arsip secara konsisten dengan merujuk pada standar elemen data yang berlaku, sehingga metadata yang dihasilkan dapat langsung diintegrasikan ke Portal JIKN. Langkah ketiga, mempercepat digitalisasi arsip foto lama sekaligus menerapkan preservasi digital berkelanjutan agar salinan digital tidak mengalami kerusakan format di masa depan. Langkah keempat, melibatkan unit-unit di lingkungan kampus, mulai dari humas, fakultas, hingga alumni, dalam menelusuri dan menyerahkan koleksi foto yang mereka miliki, karena memori institusi sering kali tersebar di banyak tangan sebelum akhirnya dapat dihimpun menjadi satu kesatuan arsip yang utuh.
Inventarisasi arsip foto bukan sekadar kegiatan teknis memberi label pada tumpukan gambar lama, melainkan proses mengubah serakan potongan visual menjadi rangkaian memori yang dapat dipahami, ditelusuri, dan diwariskan. Ketika sebuah perguruan tinggi mampu mengelola arsip fotonya secara tertib, dari deskripsi, preservasi, hingga digitalisasi, foto-foto yang dulu hanya menumpuk di sudut gudang perlahan menjelma menjadi cermin sejarah institusi, sekaligus bagian dari memori kolektif bangsa yang lebih besar.
Referensi
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2011a). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk Sistem Informasi Kearsipan Nasional.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2011b). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2011c). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2018). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018 tentang Standar Deskripsi Arsip Statis.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2021). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2025). ANRI Melayani Seri Pengolahan Arsip Statis, Tahapan Deskripsi dan Penataan Arsip Foto. https://anri.go.id/publikasi/berita/anri-melayani-seri-pengolahan-arsip-statis-tahapan-deskripsi-dan-penataan-arsip-foto
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
