Tanda Tangan Scan (Hasil Pindai) pada Penciptaan Naskah Dinas
Banyak instansi masih membubuhkan gambar tanda tangan hasil pindai atau tempelan berkas JPG dan PNG pada dokumen digital, lalu menganggap praktik itu setara dengan tanda tangan elektronik yang sah. Secara hukum, anggapan tersebut keliru. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2016 dan terakhir dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2024 (selanjutnya disebut UU ITE) menetapkan syarat yang jauh lebih ketat daripada sekadar menempelkan citra goresan tangan pada berkas elektronik. Kajian ini menelusuri secara sistematis mengapa tanda tangan hasil pindai gagal memenuhi syarat itu, dan mengapa sertifikasi melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik menjadi jalan keluar yang dituntut undang-undang.
Pasal 1 angka 12 UU ITE mendefinisikan tanda tangan elektronik sebagai informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lain yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Definisi ini menegaskan bahwa fungsi tanda tangan elektronik bukan sekadar tampilan visual yang menyerupai tanda tangan basah, melainkan mekanisme pembuktian identitas penanda tangan sekaligus penjamin keutuhan dokumen. Gambar tanda tangan hasil pindai hanya memenuhi aspek visual itu, sementara mekanisme verifikasi dan autentikasi di baliknya sama sekali tidak ada, karena berkas JPG atau PNG hanyalah kumpulan piksel tanpa data pengait ke identitas siapa pun.
Kelemahan itu semakin nyata ketika diuji dengan enam syarat keabsahan tanda tangan elektronik dalam Pasal 11 ayat (1) UU ITE. Keenam syarat itu meliputi keterkaitan data pembuatan tanda tangan hanya kepada penanda tangan, penguasaan penuh data tersebut oleh penanda tangan pada saat proses penandatanganan, kemampuan mendeteksi perubahan pada tanda tangan setelah dibubuhkan, kemampuan mendeteksi perubahan pada informasi terkait setelah dibubuhkan, adanya cara tertentu untuk mengidentifikasi penanda tangan, dan adanya cara tertentu untuk menunjukkan persetujuan penanda tangan terhadap dokumen itu. Sebuah citra pindai tidak lolos pada keenam syarat itu sekaligus, sebab citra tersebut bukan data proses yang terikat pada satu peristiwa penandatanganan, melainkan berkas statis yang dapat disalin dan digunakan berulang kali di dokumen mana pun tanpa keterlibatan penanda tangan aslinya.
Poin pertama pada bagan yang menjadi acuan kajian ini, yaitu ketiadaan mekanisme autentikasi dan verifikasi, berakar langsung dari sifat citra pindai sebagai berkas gambar biasa. Autentikasi seharusnya membuktikan siapa yang menandatangani, sedangkan verifikasi membuktikan bahwa isi dokumen tidak berubah sejak ditandatangani. Citra pindai tidak membawa tautan kriptografis apa pun ke identitas pemiliknya maupun ke isi dokumen tempatnya ditempelkan, sehingga kedua fungsi itu gagal terpenuhi bukan karena kelalaian penggunanya, melainkan karena keterbatasan struktural format gambar itu sendiri.
Poin kedua, yaitu lemahnya kekuatan pembuktian, berkaitan dengan Pasal 5 UU ITE yang mengakui informasi elektronik dan dokumen elektronik sebagai alat bukti hukum yang sah. Pengakuan itu bersifat bersyarat, karena keandalan alat bukti elektronik tetap harus dapat ditunjukkan saat terjadi sengketa. Dokumen bertanda tangan pindai tidak memiliki jejak proses yang bisa ditelusuri, sehingga pihak yang mengandalkannya di persidangan harus mencari bukti tambahan berupa saksi, korespondensi pendukung, atau dokumen lain untuk menguatkan klaim keabsahan, padahal tanda tangan elektronik tersertifikasi semestinya dapat berdiri sebagai bukti mandiri.
Poin ketiga pada bagan tersebut merinci tiga kerawanan sekaligus, yaitu kemudahan disalin, kemungkinan ditempelkan oleh siapa saja, dan ketidakmampuan menjamin dokumen tidak berubah. Ketiga kerawanan ini sebenarnya konsekuensi logis dari satu akar masalah, yaitu tidak adanya kendali eksklusif atas data pembuatan tanda tangan sebagaimana disyaratkan Pasal 11 ayat (1) huruf b UU ITE. Siapa pun yang memiliki salinan citra tanda tangan dapat menempelkannya pada dokumen apa pun tanpa sepengetahuan pemilik tanda tangan asli, dan perangkat lunak pembaca dokumen tidak memiliki cara membedakan tempelan yang sah dari tempelan yang dipalsukan.
Persoalan itu berbeda sama sekali pada tanda tangan elektronik tersertifikasi. Pasal 60 ayat (2) dan ayat (3) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia serta dibuat melalui perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi. Sertifikat elektronik itulah yang menjadi penambat kriptografis antara data tanda tangan dan identitas penanda tangan, sehingga keenam syarat Pasal 11 UU ITE dapat dipenuhi sekaligus dalam satu mekanisme, bukan dipenuhi sebagian seperti pada citra pindai.
Kode QR atau kode batang yang menyertai tanda tangan elektronik tersertifikasi berfungsi sebagai jembatan verifikasi tersebut ke publik. Ketika kode itu dipindai, sistem akan menautkan hasilnya ke sertifikat elektronik dan data Penyelenggara Sertifikasi Elektronik yang menerbitkannya, sehingga siapa pun dapat memastikan keabsahan tanda tangan tanpa harus memercayai klaim sepihak pemilik dokumen. Mekanisme inilah yang tidak mungkin direplikasi oleh sekadar citra pindai, karena citra pindai tidak terhubung ke sistem verifikasi pihak ketiga mana pun.
Konsekuensi hukum dari perbedaan ini cukup tegas. Dokumen bertanda tangan pindai berpotensi ditolak keabsahannya sebagai tanda tangan elektronik dalam pengertian Pasal 11 UU ITE, dan paling jauh hanya diperlakukan sebagai dokumen elektronik biasa yang keandalannya masih harus dibuktikan lebih lanjut. Kondisi ini membuat instansi maupun perorangan yang mengandalkan citra pindai berada dalam posisi rawan sengketa, terutama pada dokumen yang memiliki konsekuensi hukum atau finansial signifikan, seperti kontrak, surat keputusan, atau perjanjian kerja sama.
Kajian ini menunjukkan bahwa larangan penggunaan tanda tangan hasil pindai bukan sekadar aturan formalitas administratif, melainkan konsekuensi langsung dari cara UU ITE mendefinisikan keabsahan tanda tangan elektronik secara kumulatif melalui enam syarat pada Pasal 11 dan mekanisme sertifikasi pada Pasal 60 Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019. Instansi yang membutuhkan kepastian hukum dalam penandatanganan dokumen elektronik perlu beralih ke tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik resmi, karena hanya mekanisme itu yang mampu memenuhi seluruh syarat autentikasi, verifikasi, dan kekuatan pembuktian yang dituntut peraturan perundang-undangan.
Referensi
Republik Indonesia. (2008). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Republik Indonesia. (2016). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Republik Indonesia. (2019). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Republik Indonesia. (2024). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
