Bandung, 10 November 2026 – Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menerima kunjungan benchmarking kearsipan dari Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed), Selasa (10/11/2026). Kegiatan berlangsung pukul 09.00 sampai 11.30 WIB di Ruang Rapat Tengah Gedung Partere UPI, lalu dilanjutkan dengan kunjungan ke Kantor Arsip Universitas.
Kunjungan ini memenuhi surat permohonan Wakil Rektor Bidang Keuangan dan Umum Unsoed tertanggal 14 Oktober 2026. Unsoed ingin belajar dari UPI, yang telah meraih akreditasi kearsipan AA (Istimewa), untuk persiapan reakreditasi dan pengawasan eksternal kearsipan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Tim Unsoed terdiri atas enam orang yang dipimpin Kepala Bagian Umum, dengan anggota dari jabatan fungsional arsiparis. UPI diwakili Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan, Kepala Arsip Universitas Dr. Rasto, M.Pd., para kepala seksi, dan staf Arsip Universitas.
Sambutan: Berbagi Pengalaman dan Silaturahmi
Dalam sambutannya, Kepala Bagian Umum Unsoed menyampaikan terima kasih atas penerimaan UPI dan menyebut kunjungan ini bertujuan menimba pengalaman UPI dalam pengelolaan arsip dan akreditasi. Unsoed menargetkan akreditasi ulang pada 2028. Unsoed memiliki 20 arsiparis fungsional dan satu pengelola arsip, tetapi fasilitas kearsipannya masih perlu dilengkapi.
Wakil Rektor UPI menyambut hangat tim Unsoed dan menekankan pentingnya silaturahmi antaruniversitas. UPI hanya memiliki sembilan arsiparis, tetapi dapat meraih predikat unggul berkat kolaborasi dan pengalaman. Beliau juga memaparkan sejarah dan transformasi UPI, upaya membukukan sejarah institusi berbasis arsip, serta struktur organisasi UPI, termasuk posisi Arsip Universitas di bawah Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan.
Pokok Diskusi
Diskusi berlangsung dalam suasana berbagi pengalaman dan membahas sejumlah topik berikut.
Kedudukan dan struktur kelembagaan kearsipan. Lembaga kearsipan perguruan tinggi (LKPT) tetap dapat menjalankan fungsinya walaupun namanya berbeda. Kebijakan pembentukan unit berada di tingkat universitas, terlebih bila telah diatur dalam statuta. UPI menyarankan Unsoed menyusun SK Rektor tentang struktur organisasi pengelolaan arsip universitas beserta penanggung jawabnya, karena kewenangan lembaga bersumber dari struktur tersebut.
Strategi pembinaan kearsipan. UPI membagikan strategi pembinaan yang dijalankan sejak 2024:
- kunjungan ke unit dibuat resmi dan dipublikasikan, sehingga pimpinan unit ikut hadir;
- menggunakan istilah sharing knowledge agar terbangun budaya partisipasi;
- edukasi berulang bahwa unit pengolah adalah ujung tombak kearsipan;
- menghadirkan ahli dan mempertemukan pimpinan dengan pimpinan, termasuk dengan ANRI;
- menjaga komunikasi rutin dengan pimpinan;
- menjaga marwah arsiparis sebagai penyelamat memori kolektif institusi.
Publikasi kegiatan sebagai bukti kinerja. Seluruh kegiatan kearsipan, sekecil apa pun, didokumentasikan melalui Instagram dan laman web. Publikasi ini menjadi rujukan pengawas dan data kinerja bagi unit kerja yang dibina. UPI juga menyampaikan bahwa pameran virtual yang dituntut dalam pengawasan dapat disajikan sebagai halaman web bertema dengan tampilan sederhana.
Pengawasan kearsipan dan akreditasi. UPI menyarankan Unsoed mengajukan diri untuk diawasi secara eksternal oleh ANRI pada 2027. Instrumen pengawasan eksternal lebih menyeluruh, tetapi menjadi loncatan menuju akreditasi AA. Bila hasil pengawasan terpenuhi minimal 85%, menghadapi akreditasi akan jauh lebih tenang.
Sertifikasi pengawas dan sumber daya manusia. Pengawasan kearsipan harus dilakukan oleh tenaga bersertifikat ANRI. Unsoed disarankan mengirim sebanyak mungkin pegawai mengikuti bimbingan teknis dan ujian sertifikasi agar tim pengawas internal mudah dibentuk. UPI juga memiliki dua program studi yang relevan, yaitu Pendidikan Manajemen Kearsipan serta Perpustakaan dan Informasi, yang menjadi modal pengembangan kompetensi.
Paham dan patuh. Pembinaan difokuskan pada kompetensi dan kepatuhan terhadap standar. Pemahaman dapat dipelajari, sedangkan mengubah pola pikir jauh lebih sulit. UPI menyediakan materi pembinaan yang tersusun sistematis dan dapat diakses daring, serta 12 format standar yang harus diisi unit pengolah.
Kunjungan ke Kantor Arsip dan Penutup
Usai diskusi, rombongan Unsoed diajak mengunjungi Kantor Arsip Universitas UPI dan menikmati fasilitas kampus, termasuk pameran seni dan kuliner yang sedang berlangsung. Kedua pihak bertukar cenderamata dan berfoto bersama sebagai simbol silaturahmi.
UPI dan Unsoed berharap kunjungan ini menjadi awal kerja sama yang lebih luas, termasuk pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan melalui kolaborasi antaruniversitas.
