PENYERAHAN ARSIP STATIS FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS TAHUN 2023
Mengawali kegiatan di tahun 2023 bidang kearsipan, Dekan Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis (FPEB) Prof. Dr. Eeng Ahman, MS., pada hari Senin, 30 Januari 2023 bertempat di Ruang Rapat Dekan FPEB menyerahkan 365 item arsip statis kepada Kepala Arsip Universitas, Dr. Budi Santoso, M.Si. berupa skripsi, Peraturan Rektor UPI tentang perubahan nama program studi di lingkungan UPI, Keputusan Rektor UPI tentang pengangkatan Dekan, Wakil Dekan dan Ketua Prodi di lingkungan FPEB Penyerahaan arsip statis ini merupakan akhir dari rangkaian kegiatan akuisisi arsip statis yang diawali dengan kegiatan monitoring arsip statis oleh tim arsip statis Arsip Universitas, kemudian dilanjutkan dengan verifikasi / penilaian oleh Tim Pertimbangan /Penilai arsip statis dan terakhir adalah serah terima arsip statis hasil penilaian.
Hasil penilaian dibuat dalam daftar arsip hasil penilaian disertai pertimbangan dari tim penilai, disampaikan ke pimpinan unit kerja pengusul untuk ditindak lanjuti dengan persiapan penyerahan arsip statis ke Arsip Universitas yang dilampiri dengan daftar arsip statis yang harus diserahkan.
Dalam sambutannya, Dekan FPEB Prof. Eeng Ahman menyambut baik kegiatan yang diprakarsasi Arsip Universitas dan mendukung kegiatan pengelolaan kearsipan baik pengelolaan arsip statis maupun yang dinamis. Bagi institusi formal semacam fakultas, bahwa kegiatan akuisisi ini sangat penting karena kegiatan akusisi ini adalah kegiatan penyelamatan arsip dari pencipta arsip sehingga sejarah keberadaan organisasi fakultas tidak hilang bahkan arsip-arsip penting fakultas ini menjadi terselamatkan. Menurut Prof. Eeng Arsip Univeristas adalah salah satu unit kerja yang begitu cepat melakukan perubahan sesuai dengan tuntutan UPI sebagai perguruan tinggi “pelopor dan unggul”. Ini sangat bagus namun perlu didukung oleh Sumber Daya Manusia yang berkompeten dan Sarana Prasarana yang memadai yaitu berupa Gedung arsip yang representative. Disamping dukungan secara kelembagaan, dukungan secara fungsipun harus dikembangkan misalnya memberikan penghargaan berupa tunjangan kepada para pengelola arsip karena tenaga pengelola arsip di UPI bertugas sebagai tenaga fungsional. Jika statusnya sebagai tenaga fungsional maka tunjangannya pun harus ada dan dibayarkan.
Sementara itu Kepala Arsip Universitas Dr. Budi Santoso, M.Si. menyebutkan bahwa kegiatan serah terima Arsip Statis FPEB ini adalah rangkaian kegiatan akuisisi arsip statis yang telah dimulai pada tahun 2022 lalu. Namun karena adanya kesibukan dari para pimpinan dan pengelola arsip di FPEB, sehingga pelaksanaan penyerahan baru bisa dilakukan pada hari ini. Namun demikian, mudah-mudahan kegiatan yang tertunda ini tidak mengurangi rasa kepedulian terhadap pengelolaan kearsipan dari pimpinan fakultas dan juga pengelola arsip di FPEB. Kami berharap penyerahan arsip statis ini bukan hanya arsip kelembagaan saja berupa pendirian organisasi, pengangkatan pejabat, dan lain-lain tetapi karya-karya ilmiah sivitas akademika FPEB berupa buku, penelitian, HaKI, paten, dan lain-lain mohon dengan keikhlasanan untuk bisa menyerahkan ke Arsip Universitas sehingga dapat memperkaya khazanah arsip universitas. Lebih lanjut kepala Arsip Universitas menambahkan bahwa pada tahun 2023 ini untuk sosialisasi akuisisi arsip statis tidak akan dilakukan ke unit akademik seperti fakultas, kampus UPI di Daerah, SPs, atau LPPM tetapi pelaksanaan sosialisasi arsip statis, akan dilakukan ke unit non akademik seperti biro, direktorat, badan, UPT dan lain-lain, karena kami berasumsi bahwa unit akademik sudah memahami proses akuisisi sehingga proses penyusutan arsip, penilaian arsip inaktif usul permanen, dan penyerahan arsip permanen ke Arsip Universitas kami anggap sudah unit kerja akademik sudah mengetahuinya. Namun demikia jika masih ragu, silahkan minta bantuan, saran/arahan dan bimbingan ke kawan-kawan para arsiparis di depot arsip.