Setiap institusi memiliki perjalanan. Ada keputusan yang pernah dibuat, kegiatan yang pernah dilaksanakan, tokoh yang pernah berperan, serta peristiwa yang membentuk perjalanan organisasi. Semua itu meninggalkan jejak dalam bentuk arsip. Ketika sebagian arsip telah berakhir masa penggunaannya sebagai arsip dinamis dan dinilai memiliki nilai kesejarahan serta nilai guna berkelanjutan, arsip tersebut menjadi arsip statis, sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pada tahap ini, arsip tidak lagi sekadar dokumen yang disimpan karena masih dibutuhkan oleh penciptanya. Arsip menjadi bagian dari memori institusi yang perlu dipelihara dan dapat diakses oleh generasi berikutnya. Pertanyaannya kemudian, di mana arsip-arsip tersebut akan tinggal.

Sama seperti manusia yang membutuhkan rumah sebagai tempat tinggal dan perlindungan, arsip juga membutuhkan tempat yang tepat untuk menyimpan keberadaannya. Bukan sekadar ruangan kosong, melainkan ruang yang dirancang, dilengkapi, dan dikelola sesuai dengan karakteristik arsip di dalamnya. Di situlah ruang simpan arsip menemukan maknanya, sebagai rumah bagi memori institusi.

Ruang simpan arsip statis merupakan bagian penting dalam pengelolaan arsip. Arsip ditempatkan di dalamnya untuk jangka panjang sehingga membutuhkan penataan ruang yang terencana dan sarana penyimpanan yang sesuai. Sebuah ruang simpan tidak berdiri sendiri. Ruang ini menjadi bagian dari rangkaian pengelolaan arsip statis, mulai dari penerimaan, transit, pengolahan, hingga penempatan arsip pada ruang penyimpanan, sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Di lingkungan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Universitas Pendidikan Indonesia, misalnya, terdapat berbagai ruang yang mendukung pengelolaan arsip, seperti ruang transit arsip tekstual, ruang pengolahan arsip tekstual, ruang preservasi arsip konvensional, ruang penyimpanan, ruang kartografi, ruang transit media baru, hingga ruang penyimpanan khusus untuk foto serta untuk CD dan media baru. Pembagian tersebut mengikuti klasifikasi jenis arsip sebagaimana diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 75 Tahun 2024 tentang Klasifikasi Arsip, sehingga rumah bagi arsip tidak selalu berbentuk sama. Arsip tekstual membutuhkan tempat yang berbeda dengan arsip foto, dan arsip kartografi memiliki kebutuhan yang berbeda dengan CD dan media baru. Setiap arsip memiliki karakteristik, dan setiap karakteristik membutuhkan tempat yang sesuai.

Sebuah rumah memiliki proses sebelum penghuninya benar-benar menetap, demikian pula arsip. Arsip yang diterima oleh Arsip Universitas tidak selalu langsung ditempatkan di ruang penyimpanan. Ruang transit arsip tekstual dan ruang transit media baru menjadi bagian dari alur penerimaan dan penanganan arsip, memberikan tempat sementara sebelum arsip memasuki proses selanjutnya. Keberadaannya membantu menjaga alur pengelolaan agar arsip yang baru datang tidak bercampur dengan arsip yang telah selesai diolah dan tersimpan.

Dari ruang transit, arsip menuju proses pengolahan sesuai jenis dan kebutuhannya. Ruang pengolahan arsip tekstual menjadi tempat arsip ditata, diperiksa, diidentifikasi, dan dipersiapkan agar dapat ditempatkan secara sistematis. Ruang ini didukung perabot seperti meja kerja dan kursi, serta peralatan seperti komputer, laptop, printer, pemindai, pemindai portabel, dan alat tulis kantor. Dengan pengolahan yang baik, arsip bukan hanya memiliki tempat untuk tinggal, tetapi juga memiliki alamat yang jelas sehingga dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Salah satu hal menarik dalam pengelolaan arsip statis adalah keberagaman bentuk medianya. Arsip tidak selalu berupa lembaran kertas dalam boks, ada pula foto, peta, gambar, CD, dan berbagai bentuk media baru sehingga rumah arsip pun perlu disesuaikan. Ruang penyimpanan foto disediakan untuk arsip foto, arsip kartografi memiliki ruang penyimpanan kartografi, sedangkan CD dan media baru ditempatkan di ruang penyimpanan khusus. Perbedaan ruang tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan arsip tidak dapat dilakukan dengan pendekatan satu tempat untuk semua, sebab arsip yang berbeda membutuhkan cara penyimpanan yang berbeda pula.

Seperti rumah yang membutuhkan perabot, ruang simpan arsip pun demikian. Ruang penyimpanan tanpa perabot yang tepat tidak akan mampu memberikan sistem penataan yang optimal, sebab arsip membutuhkan tempat untuk diletakkan, dikelompokkan, dan diakses. Standar sarana penyimpanan tersebut mengacu pada Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip. Di Arsip Universitas terdapat berbagai perabot yang mendukung kebutuhan tersebut, seperti rak, roll o'pack, lemari, laci, box foto, dan lemari khusus kartografi. Rak menjadi perabot utama karena memungkinkan arsip ditempatkan secara teratur berdasarkan susunan dan kelompok tertentu, sementara roll o'pack mengoptimalkan penggunaan ruang sekaligus mendukung akses terhadap arsip. Lemari dan laci digunakan untuk jenis arsip tertentu, box foto membantu mengorganisasi koleksi foto, dan lemari khusus menampung arsip kartografi sesuai ukuran dan karakteristik medianya. Perabot dengan demikian bukan sekadar pelengkap ruangan, melainkan bagian dari rumah yang membuat arsip dapat ditempatkan secara aman, teratur, dan mudah ditemukan.

Rumah yang baik tidak hanya memiliki ruangan dan perabot, tetapi juga fasilitas yang membuat kehidupan di dalamnya berjalan dengan baik. Demikian pula ruang simpan arsip. Dalam mendukung kondisi lingkungan penyimpanan sesuai standar yang sama, digunakan sejumlah peralatan seperti AC, dehumidifier, filter udara, UV meter, lux meter, dan tirai. AC dan dehumidifier mendukung pengaturan kondisi lingkungan ruang, UV meter dan lux meter mengukur paparan ultraviolet dan intensitas cahaya, sedangkan tirai membantu mengendalikan cahaya dari luar. Dengan begitu, kondisi ruang tidak hanya dirasakan secara subjektif, tetapi juga dapat dipantau melalui pengukuran. Peralatan lain seperti komputer, laptop, printer, dan pemindai mendukung pekerjaan pengolahan, dokumentasi, dan reproduksi arsip, sedangkan mesin fotokopi kertas A0 menjadi fasilitas khusus untuk arsip kartografi berukuran besar.

Rumah arsip bukan hanya tempat arsip disimpan karena ada manusia yang bekerja di dalamnya. Petugas membutuhkan ruang dan perabot yang memungkinkan arsip ditangani dengan baik, seperti meja kerja dan kursi untuk aktivitas pengolahan sehari-hari, serta meja preservasi dan rak pengering untuk penanganan arsip yang membutuhkan perhatian terhadap kondisi fisiknya. Teknologi dan peralatan dapat membantu, tetapi manusialah yang memastikan seluruh fasilitas digunakan secara tepat.

Memiliki rumah saja tidak cukup, rumah perlu ditata, begitu pula arsip. Ruang yang luas tidak otomatis membuat penyimpanan menjadi baik apabila arsip tidak ditata secara sistematis. Sebaliknya, ruang yang dikelola dengan baik, dilengkapi perabot yang sesuai, serta didukung peralatan yang memadai akan membantu menciptakan penyimpanan yang lebih teratur. Penataan juga berkaitan erat dengan akses, sebab arsip statis disimpan bukan untuk dilupakan, melainkan agar keberadaannya tetap terjaga dan informasinya dapat ditemukan serta dimanfaatkan sesuai ketentuan. Karena itu, setiap rak, lemari, laci, box, maupun ruang penyimpanan memiliki satu tujuan yang sama, yakni membuat arsip dapat ditemukan ketika suatu hari kembali dibutuhkan.

Ruang simpan arsip statis bukan sekadar tempat yang dipenuhi rak dan lemari. Di dalamnya tersimpan jejak perjalanan sebuah institusi. Setiap boks mungkin menyimpan cerita, setiap foto mungkin merekam sebuah peristiwa, setiap peta mungkin menggambarkan perubahan suatu tempat, dan setiap dokumen mungkin menyimpan keputusan yang pernah menentukan arah perjalanan organisasi. Menyediakan ruang simpan yang sesuai berarti menyediakan tempat yang layak bagi memori tersebut, yaitu ruang yang menjadi rumahnya, rak dan lemari yang menjadi tempatnya ditata, peralatan yang menjadi pendukung kehidupannya, dan manusia yang menjadi penjaga yang memastikan semuanya tetap berjalan. Ketika arsip memiliki rumah, arsip tidak sekadar disimpan, melainkan diberi tempat untuk tetap hadir, tetap ditemukan, dan tetap bercerita. Menyimpan arsip adalah menyimpan jejak perjalanan, dan memberi arsip rumah berarti memberi memori institusi kesempatan untuk tetap hidup bagi generasi yang akan datang.

Referensi

Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Peraturan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 75 Tahun 2024 tentang Klasifikasi Arsip.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.