Penguatan Tata Kelola Kearsipan Perguruan Tinggi
Pengelolaan arsip di perguruan tinggi negeri memasuki babak pembaruan setelah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menggelar Ekspose Rekomendasi Kebijakan tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan pada Perguruan Tinggi Negeri pada Rabu, 9 September 2026, secara daring melalui Zoom Meeting. Forum ini menjadi tahap penting revisi Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi (ANRI, 2011), sekaligus ruang bagi perguruan tinggi menyampaikan pengalaman lapangan atas persoalan kearsipan yang selama ini dihadapi (ANRI, 2026). Dari forum tersebut mengemuka gagasan bahwa penguatan kearsipan perguruan tinggi tidak lagi cukup berhenti pada tataran fungsi, tetapi harus menembus struktur organisasi, kebijakan yang mengikat, dan pembinaan yang berkelanjutan.
Perubahan pedoman ini berpijak pada kerangka hukum yang telah berlaku, yaitu Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kedua regulasi ini menegaskan bahwa kearsipan bukan sekadar aktivitas administratif, melainkan instrumen akuntabilitas dan bukti hukum yang wajib dikelola secara sistematis, sejalan dengan prinsip pengelolaan rekaman informasi dalam standar internasional ISO 15489-1:2016 tentang konsep dan prinsip manajemen rekaman (International Organization for Standardization, 2016). Kedudukan ANRI sebagai pembina kearsipan nasional turut diperkuat melalui Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2023 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia, yang memberi kewenangan menyusun dan memutakhirkan pedoman teknis penyelenggaraan kearsipan di berbagai jenis lembaga, termasuk perguruan tinggi negeri.
Forum ini penting karena pedoman sebelumnya disusun lebih dari satu dekade lalu, sebelum tata kelola perguruan tinggi mengalami sejumlah perubahan, antara lain perluasan otonomi kampus dan percepatan digitalisasi layanan akademik.
Universitas Pendidikan Indonesia mengambil bagian aktif dalam forum ini melalui Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Arsip Universitas Pendidikan Indonesia. Tiga masukan yang disampaikan saling menopang satu argumen utama, yaitu kearsipan perguruan tinggi hanya dapat kuat apabila ditopang struktur organisasi yang jelas, kebijakan kepatuhan yang mengikat, dan pembinaan yang berkelanjutan.
Masukan pertama menyoroti kedudukan struktural unit kearsipan di perguruan tinggi. Fungsi kearsipan selama ini kerap melekat pada unit lain tanpa garis komando dan sumber daya yang independen, sehingga wewenangnya lemah ketika berhadapan dengan unit kerja yang enggan menyerahkan arsip inaktif atau menjalankan jadwal retensi. Saffady (2011) menegaskan bahwa program manajemen rekaman informasi hanya berjalan efektif apabila memiliki kedudukan organisasi yang tegas, sumber daya memadai, dan dukungan pimpinan puncak. Prinsip ini sejalan dengan usul UPI bahwa unit kearsipan perguruan tinggi semestinya berdiri setara dengan unit kerja strategis lain, bukan sekadar fungsi tempelan yang bekerja tanpa otoritas mengikat.
Masukan kedua mengusulkan kebijakan yang mengikat perguruan tinggi, berupa sanksi bagi yang lalai dan penghargaan bagi yang menyelenggarakan kearsipan dengan baik. Usul ini merujuk pola yang telah dijalankan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 90 Tahun 2021 tentang Pembangunan dan Evaluasi Zona Integritas Menuju Wilayah Bebas dari Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani di Instansi Pemerintah. Melalui skema zona integritas, penilaian tata kelola dikaitkan langsung dengan reputasi dan insentif kelembagaan sehingga pimpinan tergerak menjadikannya prioritas. Bila logika serupa diterapkan pada kearsipan, kepatuhan tidak lagi bergantung pada kesadaran sukarela pimpinan perguruan tinggi, melainkan menjadi bagian indikator kinerja yang terukur dan berkonsekuensi.
Masukan ketiga menyoroti pola pembinaan ANRI kepada perguruan tinggi yang selama ini berjalan insidental. Pembinaan yang lebih terstruktur dan intensif, baik melalui kunjungan langsung maupun forum daring, memungkinkan persoalan kearsipan di lapangan terpantau lebih awal sebelum berkembang menjadi masalah besar, seperti kehilangan arsip vital atau ketidaksesuaian jadwal retensi. Pola ini juga membuka konsultasi dua arah, sehingga pedoman yang disusun ANRI tidak berhenti sebagai dokumen normatif, tetapi terus diuji dan disesuaikan dengan kondisi nyata di setiap perguruan tinggi.
Ketiga masukan tersebut menggambarkan pergeseran cara pandang terhadap kearsipan perguruan tinggi, dari sekadar kewajiban administratif menjadi bagian integral tata kelola kelembagaan. Pedoman baru yang tengah dirancang ANRI berpeluang menjawab kebutuhan ini apabila memuat ketentuan struktural yang jelas, mekanisme insentif yang berimbang, dan jalur pembinaan yang terjadwal. Perguruan tinggi negeri, termasuk UPI, memiliki kepentingan langsung terhadap arah kebijakan ini karena arsip yang tertib menjadi prasyarat akuntabilitas akademik, pelayanan publik, dan pelestarian memori kelembagaan dalam jangka panjang.
Referensi
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2011). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2026). Surat Nomor B/BA.02.04/479/2026 tentang Undangan Ekspose Rekomendasi Kebijakan tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan pada Perguruan Tinggi Negeri.
International Organization for Standardization. (2016). ISO 15489-1:2016, Information and documentation, records management, part 1, concepts and principles.
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia. (2021). Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 90 Tahun 2021 tentang Pembangunan dan Evaluasi Zona Integritas Menuju Wilayah Bebas dari Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani di Instansi Pemerintah.
Pemerintah Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Pemerintah Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Pemerintah Republik Indonesia. (2023). Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2023 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia.
Saffady, W. (2011). Records and information management, fundamentals of professional practice (2nd ed.). ARMA International.
