Menata Arsip Statis dari Pengolahan hingga Penyusunan Inventaris Arsip

Arsip merupakan rekaman kegiatan yang memiliki nilai penting bagi keberlangsungan sebuah organisasi. Di lingkungan perguruan tinggi, arsip tidak hanya menjadi bukti administratif, tetapi juga merekam perjalanan institusi, perkembangan kebijakan, penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, serta berbagai peristiwa yang membentuk sejarah institusi tersebut.Sebagian arsip tersebut kemudian memiliki nilai kesejarahan dan ditetapkan sebagai arsip statis. Ketika arsip telah diserahkan oleh unit pencipta kepada lembaga kearsipan perguruan tinggi, tanggung jawab terhadap arsip tersebut berlanjut pada proses pengelolaan yang sistematis. Arsip tidak cukup hanya diterima dan disimpan, arsip perlu diolah agar informasi dan konteksnya tetap terjaga serta dapat ditemukan kembali.Pengolahan arsip statis menjadi salah satu tahapan penting dalam pengelolaan arsip. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menempatkan pengolahan sebagai salah satu lingkup pengelolaan arsip statis, bersama akuisisi, preservasi, dan akses. Artikel ini membahas proses pengolahan arsip statis, mulai dari serah terima dengan unit pencipta hingga tersusunnya Inventaris Arsip.

Setelah serah terima, arsip memasuki tahap pengolahan. Serah terima arsip menjadi titik awal bagi lembaga kearsipan untuk mengambil tanggung jawab pengelolaan terhadap arsip yang telah diterima. Begitu proses serah terima selesai, arsip yang diterima tidak serta-merta ditempatkan di ruang penyimpanan. Pengelola terlebih dahulu perlu mengetahui secara pasti arsip apa yang diterima, dari unit mana arsip tersebut berasal, periode penciptaannya, jumlah dan jenisnya, serta bagaimana kondisi fisiknya. Oleh karena itu, tahap awal setelah serah terima dilakukan melalui rekapitulasi, pendataan, identifikasi, dan verifikasi.

Rekapitulasi menjadi langkah penting untuk menghimpun kembali informasi arsip yang telah diserahterimakan. Data tersebut dapat meliputi pencipta arsip, jenis atau seri arsip, kurun waktu, jumlah, media, kondisi, dan keterangan lainnya. Selanjutnya dilakukan verifikasi dengan mencocokkan antara daftar arsip dan kondisi fisik yang diterima. Apabila terdapat ketidaksesuaian, kekurangan, arsip yang belum teridentifikasi, maupun kondisi tertentu yang perlu dicatat, hasil pemeriksaan tersebut menjadi bagian dari dokumentasi pengelolaan arsip. Tahap ini juga memberikan kesempatan kepada pengelola untuk memahami konteks penciptaan arsip. Arsip tidak hanya dipandang sebagai kumpulan dokumen, tetapi sebagai rekaman yang memiliki hubungan dengan fungsi, kegiatan, dan penciptanya.

Setelah arsip diterima, direkap, diidentifikasi, dan diverifikasi, tahap berikutnya adalah penetapan status arsip statis. Pada banyak perguruan tinggi, penetapan ini dituangkan melalui keputusan resmi pimpinan perguruan tinggi tentang arsip statis, yang menjadi landasan kelembagaan bagi lembaga kearsipan dalam mengelola arsip yang bersangkutan. Penetapan tersebut memberikan kejelasan mengenai arsip yang menjadi bagian dari khasanah arsip statis institusi dan menjadi dasar bagi pelaksanaan pengolahan selanjutnya. Dengan demikian, alur pengelolaan setelah serah terima dapat digambarkan sebagai berikut.

Serah Terima → Rekapitulasi → Identifikasi dan Verifikasi → Penetapan Status Arsip Statis → Pengolahan Arsip Statis.

Posisi keputusan penetapan ini perlu dibedakan dari kegiatan teknis pengolahan. Keputusan tersebut merupakan landasan penetapan secara kelembagaan, sedangkan pengolahan merupakan rangkaian kegiatan untuk menata informasi dan fisik arsip serta menyusun sarana bantu temu balik. Pengolahan arsip statis tidak dapat dimaknai hanya sebagai kegiatan merapikan dokumen dan memasukkannya ke dalam boks. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menegaskan bahwa pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul (provenance), asas aturan asli (original order), dan standar deskripsi arsip statis.

Asas asal usul berarti arsip tetap dipertahankan berdasarkan penciptanya. Arsip dari satu unit pencipta tidak seharusnya dicampur begitu saja dengan arsip dari pencipta lain hanya karena memiliki tema atau subjek yang sama. Sementara itu, asas aturan asli menekankan pentingnya mempertahankan susunan arsip sebagaimana tercipta dan digunakan oleh penciptanya, sepanjang susunan tersebut masih dapat dipertahankan dan memberikan konteks terhadap arsip. Kedua prinsip tersebut menunjukkan bahwa pengolahan arsip merupakan proses intelektual sekaligus teknis. Pengelola tidak hanya menata benda berupa dokumen, tetapi juga mempertahankan hubungan, konteks, dan informasi yang melekat pada arsip.

Tahap penting berikutnya dalam pengolahan adalah menata informasi arsip. Pengelola perlu memahami siapa pencipta arsip, kegiatan yang melatarbelakangi penciptaannya, periode penciptaan, isi informasi, serta hubungan antara satu kelompok arsip dan kelompok arsip lainnya. Informasi tersebut kemudian dituangkan dalam deskripsi arsip. Deskripsi diperlukan agar arsip dapat dipahami tanpa harus membuka seluruh dokumen satu per satu. Melalui deskripsi, pengguna dapat memperoleh gambaran mengenai arsip yang tersedia, sementara pengelola dapat melakukan pengendalian terhadap keberadaan arsip.

Dalam pelaksanaannya, pendeskripsian arsip statis perlu mengacu pada standar yang berlaku, salah satunya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018 tentang Standar Deskripsi Arsip Statis. Standar deskripsi membantu memastikan informasi arsip disajikan secara sistematis sehingga dapat digunakan sebagai dasar dalam penyusunan sarana bantu temu balik. Selain informasi, fisik arsip juga harus ditata. Penataan fisik dilakukan dengan tetap memperhatikan asal usul dan aturan asli arsip. Arsip kemudian dikelompokkan dan ditempatkan dalam unit penyimpanan yang sesuai. Dalam praktik pengelolaan arsip tekstual, misalnya, arsip dapat ditata dalam susunan berikut.

Arsip → Folder → Boks → Rak.

Namun, penataan tersebut tidak berhenti pada kegiatan memasukkan dokumen ke dalam folder dan boks. Setiap kelompok arsip perlu memiliki identitas yang jelas dan dapat dikaitkan dengan informasi hasil pendataan dan deskripsi. Pada tahap ini dapat dilakukan berbagai kegiatan teknis, antara lain pemilahan, pengelompokan, penataan urutan, pembungkusan, pemberian identitas, pelabelan, penomoran, dan penentuan lokasi penyimpanan. Pembungkusan dilakukan dengan memperhatikan karakteristik dan kebutuhan arsip, sedangkan pelabelan berfungsi memberikan identitas pada unit penyimpanan sehingga hubungan antara arsip dan lokasi fisiknya dapat diketahui dengan mudah. Dengan demikian, ketika sebuah arsip diperlukan, pengelola tidak perlu mencari secara manual ke seluruh ruang penyimpanan. Selain penataan fisik, hal penting lain dalam pengolahan adalah memastikan adanya hubungan antara data arsip dan lokasi fisiknya. Hubungan tersebut dapat digambarkan secara sederhana sebagai berikut.

Deskripsi Arsip → Nomor Arsip → Folder → Boks → Rak → Lokasi Penyimpanan.

Rangkaian tersebut memungkinkan setiap arsip memiliki identitas dan lokasi yang dapat ditelusuri. Tanpa hubungan yang jelas antara informasi dan fisik arsip, penataan yang rapi sekalipun belum tentu menghasilkan sistem penemuan kembali yang efektif. Karena itu, pengelolaan arsip statis tidak hanya berorientasi pada bagaimana arsip disimpan, tetapi juga bagaimana arsip dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Setelah informasi dan fisik arsip tertata, pengolahan arsip statis selanjutnya diarahkan pada penyusunan sarana bantu temu balik. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa pengolahan arsip statis dilakukan melalui kegiatan menata informasi arsip statis, menata fisik arsip statis, dan menyusun sarana bantu temu balik arsip statis. Sarana bantu temu balik tersebut antara lain berupa guide, daftar arsip statis, dan inventaris arsip.

Sarana bantu tersebut memiliki peran penting karena menjadi jembatan antara arsip yang tersimpan dan informasi yang dibutuhkan pengguna. Semakin baik informasi arsip dideskripsikan dan disusun, semakin mudah pula arsip ditelusuri. Salah satu hasil penting dari proses pengolahan adalah tersusunnya Inventaris Arsip. Inventaris Arsip tidak sekadar daftar dokumen yang disimpan, inventaris memberikan gambaran yang lebih sistematis mengenai suatu khasanah arsip, termasuk konteks penciptaan, struktur arsip, dan informasi yang terkandung di dalamnya. Penyusunan inventaris dilakukan setelah pengelola memahami, menata, dan mendeskripsikan arsip. Secara sederhana, prosesnya dapat digambarkan sebagai berikut.

Arsip diterima ↓ Direkap dan diverifikasi ↓ Ditetapkan status arsip statisnya ↓ Ditata berdasarkan asal usul dan aturan asli ↓ Diidentifikasi dan dideskripsikan ↓ Ditata secara fisik ↓ Diberikan identitas dan lokasi simpan ↓ Disusun sarana bantu temu balik ↓ Inventaris Arsip

Dengan tersusunnya Inventaris Arsip, informasi mengenai khasanah arsip menjadi lebih terstruktur dan dapat digunakan sebagai sarana untuk memahami serta menemukan kembali arsip. Jika dilihat dari luar, pekerjaan pengolahan arsip mungkin tampak sederhana, yaitu menerima arsip, mendata, menata, membungkus, memberi label, memasukkannya ke dalam boks, kemudian menyimpannya. Namun, di balik proses tersebut terdapat pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan pemahaman terhadap prinsip kearsipan. Pengelola harus memahami asal usul arsip, konteks penciptaannya, hubungan antararsip, struktur informasi, serta cara terbaik untuk menyajikan informasi tersebut agar dapat ditemukan kembali.  Karena itu, pengolahan arsip statis pada hakikatnya merupakan proses mengubah kumpulan arsip menjadi khasanah arsip yang terstruktur, teridentifikasi, terdeskripsi, dan dapat ditemukan kembali. Arsip yang semula datang dari unit pencipta sebagai kumpulan dokumen, melalui proses pengolahan kemudian memiliki identitas, struktur, deskripsi, lokasi penyimpanan, dan sarana bantu temu balik. Pengolahan arsip statis merupakan tahapan penting dalam menjaga keberlanjutan memori institusi. Setelah serah terima selesai, tanggung jawab pengelola arsip tidak berhenti pada penerimaan fisik arsip. Arsip perlu direkapitulasi, diidentifikasi, diverifikasi, ditetapkan status arsip statisnya, kemudian diolah berdasarkan prinsip kearsipan.

Proses tersebut mencakup penataan informasi, penataan fisik, pembungkusan, pelabelan, pemberian identitas, pendeskripsian, hingga penyusunan sarana bantu temu balik yang bermuara pada tersusunnya Inventaris Arsip. Dengan demikian, pengolahan arsip bukan sekadar membuat arsip tersusun rapi di dalam boks. Pengolahan adalah proses memastikan setiap arsip memiliki konteks, identitas, struktur, dan lokasi yang jelas sehingga informasi yang terkandung di dalamnya dapat ditemukan kembali dan dipahami. Secara keseluruhan, arsip yang telah diolah dengan baik bukan hanya menjadi kumpulan dokumen yang tersimpan, tetapi menjadi khasanah pengetahuan dan memori institusi yang terdokumentasi secara sistematis.

Referensi

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2011a). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis.

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2011b). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi.

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2018). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018 tentang Standar Deskripsi Arsip Statis.

Pemerintah Republik Indonesia. (1945). Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

Pemerintah Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Pemerintah Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.