Perkuat Kompetensi, Optimalkan Pengelolaan Arsip Inaktif di Era SPBE

Transformasi pemerintahan berbasis elektronik mengubah cara instansi menyimpan, mengolah, dan memanfaatkan arsip. Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) mendorong instansi pusat dan pemerintah daerah menerapkan kearsipan berbasis elektronik secara terpadu, termasuk bagi pakai arsip dan integrasi basis data antarinstansi (Presiden Republik Indonesia, 2018). Optimalisasi pengelolaan arsip inaktif hanya dapat tercapai apabila kebijakan itu diikuti penguatan kompetensi sumber daya manusia kearsipan, bukan sekadar penyediaan aplikasi dan infrastruktur teknologi.

Arsip inaktif merujuk pada arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, disimpan di unit kearsipan sebagai bagian dari penataan arsip di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan (Republik Indonesia, 2009). Meski jarang diakses, arsip jenis ini tetap menyimpan nilai guna hukum, administrasi, dan sejarah sehingga pengelolaannya tidak boleh dianggap sebagai urusan sampingan. Pemindahan dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyusutan, dan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya diatur melalui prosedur baku agar setiap tahap dapat dipertanggungjawabkan (Republik Indonesia, 2012).

Pada praktiknya, pengelolaan arsip inaktif di banyak instansi masih menghadapi kendala klasik. Ruang penyimpanan menumpuk tanpa penataan yang konsisten, media fisik rentan rusak akibat kelembapan dan waktu, dan penelusuran kembali memakan waktu lama karena daftar arsip tidak diperbarui. Persoalan ini bertambah rumit ketika instansi dituntut beralih ke sistem elektronik tanpa kesiapan sumber daya manusia yang memadai. Digitalisasi arsip bukan sekadar memindai dokumen menjadi berkas digital, melainkan memerlukan pemahaman tentang klasifikasi, metadata, dan jadwal retensi agar informasi tetap terlacak dan sahih di lingkungan elektronik (Saffady, 2011).

Kehadiran SPBE menuntut arsiparis menguasai keterampilan baru di luar kaidah kearsipan konvensional. Kemampuan mengoperasikan sistem informasi kearsipan dinamis, memahami standar interoperabilitas data, dan menjaga keamanan informasi menjadi bagian dari kompetensi yang wajib dimiliki. Standar Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia mencakup kualifikasi pendidikan, pelatihan teknis, dan uji kompetensi berkala sebagai jaminan mutu profesi (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2016). Sertifikasi semacam ini memastikan pengelola arsip tidak hanya paham prosedur administratif, tetapi juga mampu menerjemahkan kebijakan SPBE ke dalam praktik kerja sehari-hari.

Penguatan kompetensi sebaiknya dijalankan melalui beberapa jalur yang saling melengkapi. Pelatihan teknis alih media dan metadata memberi bekal praktis bagi arsiparis dalam mendigitalkan arsip inaktif secara sistematis. Pendidikan berkelanjutan melalui program studi kearsipan atau sertifikasi profesi memperkuat landasan keilmuan. Pendampingan lintas unit antara pengelola arsip dan pengelola sistem informasi turut membantu menyelaraskan kebutuhan bisnis proses kearsipan dengan arsitektur SPBE di tingkat instansi. Ketiga jalur ini perlu berjalan beriringan agar investasi teknologi tidak sia-sia akibat sumber daya manusia yang belum siap menjalankannya.

Selain kompetensi individu, tata kelola kelembagaan juga menentukan keberhasilan pengelolaan arsip inaktif di era digital. Instansi memerlukan jadwal retensi arsip yang jelas, prosedur alih media yang terstandar, dan mekanisme audit berkala terhadap arsip elektronik yang tersimpan. Prinsip pengelolaan arsip mengikuti siklus hidup mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan, hingga penyusutan, sehingga setiap tahap memerlukan kebijakan yang konsisten dan terdokumentasi (Saffady, 2011). Kelalaian pada satu tahap, misalnya jadwal retensi yang tidak diperbarui, dapat menimbulkan penumpukan arsip tidak bernilai guna sekaligus risiko kehilangan arsip yang seharusnya dipertahankan.

Bagi lembaga pendidikan tinggi, penguatan kompetensi kearsipan memiliki relevansi ganda. Arsip inaktif di lingkungan kampus menyimpan rekam jejak akademik, administratif, dan kelembagaan yang menjadi rujukan penting bagi riset dan pengambilan kebijakan. Universitas yang mengelola arsip secara profesional sekaligus memperkuat tata kelola informasi yang transparan dan akuntabel sesuai amanat SPBE. Kolaborasi antara unit kearsipan dan unit teknologi informasi kampus menjadi kunci agar sistem kearsipan elektronik terintegrasi dengan sistem informasi akademik dan administrasi lainnya.

Optimalisasi pengelolaan arsip inaktif di era SPBE pada akhirnya bergantung pada kesiapan manusia di baliknya. Teknologi menyediakan sarana, tetapi kompetensi arsiparis menentukan apakah arsip inaktif benar-benar dapat ditemukan kembali, terjaga keasliannya, dan dimanfaatkan secara tepat guna. Investasi berkelanjutan pada pelatihan, sertifikasi, dan tata kelola kelembagaan menjadi syarat agar transformasi digital kearsipan tidak berhenti pada penyediaan aplikasi, melainkan benar-benar mengubah cara instansi merawat dan memanfaatkan ingatan kelembagaannya.

Referensi

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2016). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pedoman Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis.

Presiden Republik Indonesia. (2018). Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.

Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Saffady, W. (2011). Records and information management: Fundamentals of professional practice (2nd ed.). ARMA International.