Tim Penyusun Peraturan Rektor tentang Jadwal Retensi Arsip Universitas Pendidikan Indonesia yang dipimpin langsung oleh Penanggung Jawab kegiatan yaitu Kepala Arsip Universitas, Dr. Budi Santoso, M. Si, didampingi para arsiparis selaku anggota tim penyusun yaitu Bapak Saepuddin, S.IP., Bapak Agun Gunawan, S. T., dan Pengelola Arsip di Museum Pendidikan Bapak Deni Mulyana, S.T., pada Kamis, 7 September 2023 mengunjungi Direktorat Keuangan untuk membahas proses bisnis unit keuangan UPI sehubungan dengan adanya Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Universitas Pendidikan Indonesia agar kegiatan yang dilaksanakan oleh bagian keuangan sesuai dengan yang digambarkan dalam proses bisnisnya. Tim Penyusun Jadwal Retensi Arsip diterima oleh Kepala Divisi Akuntansi, Dr. Asep Kurniawan, S.Pd., M.Pd. dan Kepala Seksi Adminsitrasi Umum dan Sumber Daya, Ibu Eti Rohaeti, S. Sos.
Beberapa hal tentang proses bisnis Direktorat Keuangan sudah terakomodir namun dengan pertemuan ini dari pihak Direktorat Keuangan bisa meneliti kembali apa saja yang yang sudah terakomodir dalam draft Pedoman JRA dan mana saja yang belum terakomodir atau yang tidak sesuai dengan kegiatan yang terdapat dalam unitnya.
Terdapat infomasi dari Direktorat Keuangan bahwa secara kelembagaan dalam kegiatannya mengelola 2 bagian yaitu Direktorat Keuangan sebagai Unit dan satu lagi sebagai Unit Universitas. Di dalam struktur organisasi yang ada di Direktorat Keuangan sendiri meliputi beberapa fungsi yaitu fungsi anggaran yang berperan sebagai pendukung dalam hal proses perencanaan kegiatan bekerja sama dengan Direktorat Perencanaan Organisasi, kemudian fungsi kedua yaitu Pembendaharaan sebagai implementasi dari proses perencanaan anggaran yang sudah diusulkan sebelumnya, dan yang terakhir sebagai akuntansi yang mempunyai fungsi mencatat seluruh kegiatan dari mulai proses perencanaan sampai dengan bukti realisasi.
Dalam proses kegiatannya Direktorat Keuangan dengan Direktorat Perencanaan Organisasi sering bersinggungan dalam merealisasikan anggaran di semua unit yang terdapat di Universitas Pendidikan Indonesia, maka dari itu banyak kegiatan yang perlu didiskusikan kembali apakah kegiatan tersebut benar adanya di Direktorat Keuangan atau bukan.
Diharapkan dengan kunjungan yang sudah dilakukan ini ada kesepahaman dalam pemrosesan di dalam kegiatan di Direktorat Keuangan dan dapat mengakmodir apa saja yang belum termasuk dalam JRA supaya lebih lengkap dan terperinci.
(FR)
