Pembinaan Kearsipan di Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) tahun 2023
(13/09/2023) Unit akademik yang mengajukan dilakukannya pembinaan kearsipan selanjutnya yaitu Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) dihadiri oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan, Bapa Dr. Sardin, S. Pd., M.Si., dan Wakil Dekan Bidang Sumber Daya Keuangan dan Umum, Bapa Dr. Suryadi, S. Pd., M. Pd. Beliau menjelaskan bahwa semua dokumen sebetulnya merupakan rekaman – rekaman dari semua kegiatan yang sudah seharusnya disimpan dengan baik, baik dari sisi untuk dokumen pertanggung jawaban dalam hal keuangan dll. Siapa yang nantinya menyimpan dokumen tersebut? yaitu adalah stakeholder yang berkepentingan dalam unitnya tersebut. Kapan dokumen tersebut dilihat dan diambil? yaitu ketika arsip itu dibutuhkan. Siapa yang membutuhkan? yaitu orang orang yang berkepentingan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Seperti contoh kita jabarkan misalnya permintaan untuk akreditasi fakultas maka yang dibutuhkan yaitu dokumen yang berbasis arsip. Pendokumentasinya apa lagi terkait keuangan, SDM yang sebelumnya menjadi perhatian dan kalang kabut karena mencari dokumennya dikarenakan adanya perubahan kepala baru, itulah fungsinya ketersediaan arsip. Jadi yang dimaksud beliau mengapa kita harus memperlajari dan mengimplementasikan ilmu arsip ini untuk salah satunya bermanfaat bagi semuanya, sebelumnya kita masih memandang sebelah mata tentang arsip tersebut. Dengan adanya kegiatan ini mind set kitu harus dirubah karena arsip tersebut mempunyai daya dukung yang kuat dalam suatu kegiatan termasuk hukum.
Maka dari kegiatan ini beliau berharap dan diingat kembali apakah yang sudah dilakukan oleh kita dimulai dari penyusunan, pembuatan surat sudah sesuai dengan apa yang menjadi pedoman arsip sampai dengan penyimpanan dan bahkan sampai pada proses pencarian kembali. Dikarenakan banyak dari beberapa Program Studi mungkin masih tidak patuh dengan pedoman kearsipan yang sudah ditetapkan. Dengan kehadiran dari Tim Arsip Universitas semoga kami bisa diberikan pencerahan ke setiap pengelola arsip di setiap program studinya agar bisa memperbaiki, membenahi dan menyesuaikan dengan pedoman yang berlaku. Dalam kegiatan ini pula saya meminta kepada Bapa Asep untuk mendata dari semua yang hardir ini siapa yang terbaik yang nantinya akan dilaporkan ke saya.
Selanjutnya dalam sambutan kepala Seksi PPAD yang mewakili Kepala Arsip Universitas yang berhalangan hadir. Beliau mengucapkan terimakasih atas kepercayaannya kepada Arsip universitas untuk bisa membina dan belajar sama perihal tindak lanjut hasil Pengawasan kearsiapan tahun 2022. Adapun tujuan kami dalam kegiatan pembinaan kearsipan ini yaitu Arsip Universitas ingin baik hanya dengan bahasanya saja tapi baik sesuai dengan fakta lapangan. Selain itu juga kami ingin mengajak para pencipta arsip untuk dapat berpedoman ke Tata Naskah Dinas, dan peraturan kearsipan lainnya.
Selanjutnya pematerian pertama oleh Bapa Saepuddin, S. IP., yang menjelaskan tentang proses pencipataan arsip. Bagaimana seharusnya arsip tersebut diciptakan dan hal hal apa saja yang menjadi perhatian dalam pembuatan naskah. Kemudian pemateriannya terkait dengan SINERGI dijelaskan oleh Bapa Aswari, S. Kom. Kemudian untuk praktek pemberkasan arsip akan dijelaskan oleh Ibu Santi Nurjanah, S. Pd. dengan Ibu Adhiyana, A. Md. Terakhir pematerian terkait dengan penyusutan arsip dilakukan oleh Bapa Agun Gunawan, S. T.