Pembinaan Kearsipan di Fakultas Pendidikan Seni dan Desain (FPSD) tahun 2023
(14/09/2023) Fakultas Pendidikan Seni dan Desain (FPSD) yang selanjutnya menjadi salah satu unit yang meminta kepada Arsip Universitas untuk dilakukannya Pembinaan Keasipan. Dekan Fakultas Pendidikan Bahasa dan Sastra, Ibu Prof. Tri Indri Hardini, M. Pd., hadir untuk memberikan sambutan dalam kegiatan pembinaan kearsipan ini. Dalam sambutannya Ibu Dekan menginformasikan bahwa unit kearsipan di FPSD sudah dibentuk dan sudah ditata rapi, namun masih membutuhkan ilmu tentang kearsipan dengan kata lain ada beberapa hal yang harus disesuaikan kembali menurut peraturan pedoman kearsipan. Beliau juga berharap perserta yang hadir untuk bisa mengikuti kegiatan ini dengan baik dan tidak lupa juga dari hasil pertemuan ini bisa langsung diimplementasikan di unit kerjanya. Tidak hanya itu beliau menjelaskan betapa pentingnya arsip dalam pelaksanaan kerja contohnya pada pelaksanaan akreditasi fakultas, data – data yang diminta dalam proses akreditasi antara lain dokumen dokumen yang di arsip kan. Maka dari itu untuk keseragaman pemahaman bersama tentang pentingnya arsip itu untuk kita semua. Setelah sambutan acara dibuka langsung oleh beliau. Selain itu hadir juga Wakil Dekan Bidang Sumber Daya Keuangan, dan Umum, Bapa Dr. Dingding Haerudin, M.Pd. beserta jajaran yang lainnya.
Kemudian selanjutnya sambutan dari Kepala Seksi Pembinaan dan Pengelolaan Arsip Dinamis (PPAD) , Bapa Asep Mulyana, S. A.P., M. Pd., yang mewakili Kepala Arsip Universitas. Dalam sambutannya beliau menyampaikan permintaan permohonan maaf karena Kepala Arsip tidak bisa hadir dikarenakan adanya kegiatan lain yang tidak dapat diwakilkan. Tujuan dari dilaksanakan nya kegiatan ini tidak lain agar penataan arsip di tingkat Fakultas khususnya dapat disesuaikan dengan peraturan perundang undangan dan kaidah kearsipan yang berlaku. Dan diharapkan para peserta yang hadir untuk mengikuti semua materi yang akan disampaikan dengan baik dan memanfaatkan kesempatan ini untuk banyak bertanya dan memperbaiki pengelolaan arsip yang ada di FPSD. Selain sambutan Bapa Asep juga memaparkan terkait dengan penyelenggaraan kearsipan yang diterapkan di UPI antara lain dalam yang disebut penyelenggaraan kearsipan mencakup seluruh kebijakan kearsipan, pengelolaan arsip, pembinaan arsip, sumber daya kearsipan, sarana dan prasarana kearsipan, dan pendanaan kearsipan.
Selanjutnya pemaparan terkait dengan penciptaan arsip oleh Arsiparis, Bapa Saepuddin, S. I.P., beliau menjelaskan bagaimana menciptakan suatu dokumen dalam hal ini surat yang sesuai dengan Tata Naskah Dinas yang diterapkan di Universitas Pendidikan Indonesia. Dijelaskan secara mendetail dari mulai kop surat sampai dengan tembusan. Dengan melihat juga surat yang sudah dibuat oleh FPBS apakah sudah sesuai dengan atau masih harus ada yang diperbaiki. Namun jika dilihat surat yang sudah dibuat ada beberapa hal saja yang harus dirubah yaitu terkait dengan titi mangsa tidak perlu lagi disertakan nama katanya, logo iso tidak perlu di kepala naskah, tetapi diletakkan di bawah badan naskah, dan jabatan penanda tangan tidak perlu ditulis lengkap, karena sudah ada di kepala naskah, cukup Kepala, Dekan, dst.
Kemudian untuk memudahkan pamahaman tentang pemberkasan, penataan, dan penyimpanan arsip dilakukan praktek oleh Ibu Santi Nurjanah, S. Pd., agar semua bisa mengikuti bersama dan belajar bersama sesuai dengan kearsipan yang baik dan benar. Terakhir pematerian terkait dengan penyusutan arsip disampaikan oleh Arsiparis, Bapa Agun Gunawan, S. T., untuk menyusutkan arsip yang penggunaannya sudah jarang serta arsip yang sudah tidak mempunyai daya guna maka bisa dilakukan penyusutan arsip sesuai denga peraturan yang berlaku serta prosedur yang sesuai.