Penyelenggaraan Evaluasi Kearsipan serta Workshop Pengisian Mandiri dan Pemenuhan Bukti Dukung Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026 di Balai Bahasa UPI
Tim Pengawasan dan Pembinaan Kearsipan dari Arsip Universitas melaksanakan evaluasi pengelolaan kearsipan serta workshop pengisian mandiri dan pemenuhan bukti dukung pengawasan kearsipan internal di Balai Bahasa UPI. Kegiatan ini berlangsung pada hari Jumat 10 Juli 2026, yang berlangsung dari pukul 08.40 hingga 11.20 WIB di Ruang Kelas 2-C Lantai 2 Gedung Balai Bahasa.
Acara ini dihadiri oleh jajaran pimpinan Balai Bahasa UPI, termasuk Kepala Balai Bahasa UPI, Prof. Ika Lestari Damayanti, M.A., Ph.D., beserta sekretaris, arsiparis, dan para manajer.
Kepala Balai Bahasa UPI, Prof. Ika Lestari Damayanti, M.A., Ph.D. dalam sambutannya menyampaikan antusiasme Balai Bahasa dalam menyambut kegiatan pengawasan dan evaluasi yang dilaksanakan oleh Tim Pengawasan dan Pembinaan Kearsipan dari Arsip Universitas, dan berharap kegiatan ini akan membantu Balai Bahasa untuk semakin tertib dan baik dalam mengelola arsip internal.Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd. menjelaskan temuan dan evaluasi di Balai Bahasa bahwa alur sinergi pengelolaan arsip belum sesuai dengan struktur organisasi internal di Balai Bahasa, sehingga perlu dilakukan penyesuaian agar pengelolaan arsip konsisten dengan struktur organisasi yang berlaku. Pengelolaan arsip di Balai Bahasa juga perlu memastikan tiap staf yang ditugaskan membuat berkas kerja maka wajib pula membuat agenda keluar guna mengawal naskah yang dikategorikan sebagai surat terbatas, terbuka/bebas, maupun rahasia. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan juga menekankan salah satu indikator pengelolaan arsip yang baik adalah tersedianya daftar arsip yang memuat pencatatan agenda masuk dan keluar secara lengkap serta terklasifikasi berdasarkan kategorinya. Beliau juga menyebutkan bahwa masih ditemukan penggunaan tanda tangan hasil pindaian (scan) pada naskah dinas sehingga perlu dilakukan perbaikan dan penertiban tata kelola arsip secara menyeluruh di lingkungan Balai Bahasa.Kegiatan kemudian dilanjutkan dengan workshop pengisian mandiri dan pemenuhan bukti dukung pengawasan kearsipan internal yang dipimpin oleh Staf Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Adhiyana Suryaning Putri, A.Md. Dalam Workshop ini dijelaskan dan dipraktikan langsung pengisian instrumen bukti dukung pengawasan kearsipan.
Sesi diskusi pun berlangsung interaktif. Arsiparis Balai Bahasa, Endang Tirtana, S.Kom., sempat mengajukan pertanyaan teknis mengenai aturan penandatanganan persuratan dan sertifikat, yang kemudian dijawab langsung oleh Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd. berdasarkan pedoman dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd. menutup penyampaiannya dengan menekankan alur pengelolaan arsip yang benar agar pengelolaan arsip konsisten dengan struktur organisasi yang berlaku. Beliau juga menginformasikan bahwa Tim Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas berkomitmen untuk terus memberikan pendampingan kepada seluruh unit kerja dalam meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan internal.
Kegiatan ditutup oleh Sekretaris Balai Bahasa, Dr. Iyen Nurlaelawati, M.Pd., yang mengapresiasi dukungan dari Tim Arsip Universitas. Komitmen pendampingan berkelanjutan dari tim Arsip Universitas diharapkan dapat membantu Balai Bahasa dalam membangun ekosistem kearsipan yang baik.(Agus Tiawan)
Kembali