Sambut Tim Arsip Universitas,FPTI Tunjukkan Komitmen Nyata Tertib Administrasi Lewat Verifikasi Lapangan Pengawasan Kearsipan Internal
BANDUNG, 2 Juni 2026 — Fakultas Pendidikan Teknologi dan Industri (FPTI) Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) resmi menerima kunjungan Tim Arsip Universitas dalam rangka Verifikasi Lapangan Pengawasan Kearsipan Internal. Kegiatan ini merupakan kelanjutan dari rangkaian proses pengawasan kearsipan yang sebelumnya sempat tertunda dari jadwal semula pada 1 Juni karena bertepatan dengan libur nasional Hari Lahir Pancasila. Penundaan tersebut membuat pelaksanaan verifikasi lapangan untuk sesi kedua ini baru dapat direalisasikan sepenuhnya pada hari ini.
Dalam sambutannya, Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dan Umum FPTI, Prof. Dr. Ana, M.Pd., menyampaikan apresiasi dan terima kasih yang mendalam kepada seluruh tim kearsipan fakultas serta rekan-rekan dari program studi (prodi). Beliau memuji kerja keras seluruh pihak yang telah berkomitmen memenuhi dan melengkapi dokumen yang diperlukan. "Di tengah-tengah kesibukan, ini adalah hal yang harusnya memang sudah dilakukan secara tertib, rapi, dan sesuai dengan aturan, sehingga tidak akan menyulitkan kita," ujar Prof. Ana menekankan pentingnya konsistensi tata kelola administrasi.
Prof. Ana juga menambahkan bahwa meskipun beberapa unit mungkin masih menghadapi kendala dalam penyusunan administrasi, ia tetap optimis kegiatan ini akan membawa hasil yang baik. Mengingat koordinasi dan arahan awal telah intens dilakukan sejak bulan Mei lalu, diharapkan terjadi peningkatan mutu pengelolaan kearsipan yang signifikan di lingkungan fakultas. Acara kemudian dilanjutkan dengan pemeriksaan berkas secara langsung oleh tim pengawas guna memperoleh masukan (input) yang konstruktif demi menyempurnakan sistem tata kelola kearsipan yang mandiri, rapi, dan akuntabel ke depannya.
Sementara itu, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan UPI, Bapak Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., menjelaskan bahwa verifikasi lapangan ini merupakan muara dari rangkaian panjang yang telah dimulai dari tahapan sosialisasi, pendampingan, workshop pengisian instrumen, hingga pengisian mandiri (self-assessment) oleh pihak fakultas maupun prodi. Dalam pemaparannya, Asep Mulyana mengapresiasi komitmen jajaran pimpinan, para kepala seksi, prodi, serta seluruh pengelola arsip yang telah berupaya optimal melengkapi berkas. Berdasarkan instrumen yang ditentukan, terdapat 18 item yang harus dipenuhi beserta bukti dukungnya untuk tingkat fakultas (Unit Kearsipan 2), serta 27 item instrumen dinilai untuk tingkat prodi dan seksi (Unit Pengolah).
"Kami sangat mengapresiasi upaya yang sangat luar biasa dari FPTI ini dalam memenuhi instrumen pengawasan. Namun, untuk memaksimalkan hasil, kami memberikan masa perbaikan dokumen bagi fakultas dan prodi hingga hari Jumat pukul 00.00 WIB," ujar Asep Mulyana. Setelah melakukan verifikasi menyeluruh di tingkat fakultas (UK 2), Tim Pengawas Kearsipan UPI langsung melanjutkan pemeriksaan dengan menggunakan metode sampling langsung ke beberapa prodi dan seksi untuk melihat kecocokan data di lapangan.
Berdasarkan pemeringkatan sementara yang telah disusun oleh tim pengawas, terpilih tiga unit kerja yang menjadi sampel utama verifikasi lapangan hari ini, yaitu Prodi Arsitektur, Prodi Tata Boga, dan Seksi Administrasi Kemahasiswaan (Akmawa). Asep menambahkan, jika alokasi waktu pada hari pelaksanaan mencukupi, tim pengawas juga merencanakan untuk memperluas sampling ke dua unit tambahan, yaitu Prodi Energi Terbarukan dan Prodi Pendidikan Teknik Arsitektur. Melalui masa perbaikan yang diberikan, diharapkan FPTI UPI dapat meraih nilai capaian kearsipan yang optimal dan melahirkan sistem dokumentasi yang semakin kuat.(Agus Tiawan)